Gestão de Tempo: 7 sinais de que você precisa melhorar a sua e da sua equipe

Você está com aquele sentimento constante de que não está entregando as demandas solicitadas por sua empresa? Essa ansiedade de “ter muita coisa para fazer e não conseguir entregar nada” é muito comum em diversas áreas, principalmente em um mercado tão competitivo quanto o atual.

E como identificar – e resolver – o problema de falta de tempo?

Listamos alguns sinais que indicam que você precisa AGORA MESMO ter uma gestão de tempo mais eficiente e, assim, conseguir produzir mais. Vamos lá?

1- Tarefas acumuladas

Essa situação é terrível, pois as tarefas acumulam dia a dia e parece que nada está sendo entregue, que a semana passou voando e nada – de relevante – foi feito. Se esse é um sentimento constante no seu trabalho, pode ser um grande sinal de que sua gestão de tempo não existe ou precisa de mais atenção.

Para resolver esse problema, aconselhamos os seguintes passos:

  • Quebre tarefas grandes em subtarefas: esse é um ótimo jeito para continuar motivado e engajado com o término de uma tarefa. Quando você divide uma tarefa grande em subtarefas, tem a oportunidade de ir alcançando o objetivo em pequenas doses e sentir a evolução acontecendo gradualmente;
  • Divida as tarefas por importância: utilizando a matriz de tempo do Eisenhower – abordamos o conceito dela nesse post -, você conseguirá priorizar o que realmente importa e, assim, conseguirá dar conta do recado;
  • Comece pelas tarefas mais fáceis: o conceito de low hanging fruits (frutas penduradas ao alcance) serve para você focar naquilo que é mais fácil e rápido de ser feito. Elimine rapidamente o que for possível e sinta sua lista de tarefas reduzir drasticamente.

Essas 3 dicas simples e totalmente alcançáveis vão fazer uma grande diferença na sua semana. Coloque-as em prática e confira!

2- Tarefas inacabadas

Você planeja suas tarefas da semana e percebe que não consegue terminar quase nada? Esse é um problema comum e recorrente de muitas funções, e serve também para sinalizar que algo está errado.

Excesso de reuniões? Interrupções ou alguma força externa?

Identifique o que está tomando seu tempo e tirando seu foco para que seja possível agir e corrigir a situação rapidamente.

Uma causa muito comum para esse problema também é o hábito de iniciar várias tarefas ao mesmo tempo. Isso faz com que tenha muitos focos de atenção e não consiga concluir tarefas. Comece e acabe tarefas sem interrupções e esse problema será reduzido.

3- Sentimento de que nada foi feito

Às vezes, costumamos ser um tanto exigentes com nosso desempenho. Apesar de ser uma atitude saudável, precisamos ser realistas com o que, de fato, fizemos na semana. Algumas atividades como, por exemplo, uma reunião estratégica ou a criação de um planejamento, são sinônimos de trabalho, apesar de não gerarem nada “palpável”.

Para que esse sentimento ruim – de que nada foi feito – não te domine, comece a anotar em algum local o que você fez durante os dias. Na maioria dos casos você vai perceber que muito foi feito, mesmo que ainda não esteja visível para todos.

4- Crises recorrentes

Quando passamos por uma crise, temos diversos aprendizados que poderão ser colocados em prática e é só uma questão de refletir e decidir agir para solucionar o problema. Apesar de ser ruim, uma crise isolada pode ter um efeito muito bom para o negócio, dependendo da gravidade que ela teve sobre a empresa, claro.

O problema é quando temos crises recorrentes, que evidenciam uma falta de organização, excesso de procrastinação e falta de gerenciamento. Esse tipo de problema consome muito tempo, já que você precisa parar um trabalho produtivo para resolver a situação.

Como falamos, sempre que um problema acontece, temos a oportunidade de criarmos maneiras para corrigi-los, seja através de processos e/ou pessoas. Se ignorarmos a situação, teremos cada vez mais crises, que levarão para um caminho não desejado.

Portanto, não deixe que as crises se tornem comuns. Procure sempre uma maneira de resolvê-las, já que elas consomem um tempo absurdo e – quando comuns – causam um dano gigante para a organização.

5- Excesso de reuniões

Quem nunca viu aquela frase “Mais uma reunião que poderia ter sido um e-mail“?

Apesar da brincadeira, em muitos casos isso é a mais pura verdade. Algumas pessoas necessitam de reuniões em todo instante, seja pela incapacidade de decisão, necessidade em parecer que estão sendo importantes ou desconhecem a toxicidade que uma reunião sem importância causa na empresa.

Um exercício bacana, para validar a necessidade de uma reunião é: cancele uma reunião. Isso mesmo, não remarque-a, apenas cancele e veja se ela, realmente, fez falta naquela semana. Em muitos casos, você irá perceber que reuniões são desperdício de tempo e, quanto mais cedo corrigirmos isso, mais cedo conseguiremos ser produtivos em nosso trabalho.

6- Excesso de pessoas

Pare um momento e reflita sobre sua área e, se possível – dependendo da sua função – reflita sobre sua empresa: as pessoas estão sendo contratadas para fazer uma tarefa que realmente importa?

Uma tarefa que realmente importa não significa que ela precisa mudar o mundo, e sim que precisa, necessariamente, ser executada por uma pessoa. O objetivo aqui é reduzir o desperdício de tempo e recursos.

Há muitas formas de automatizar determinadas tarefas. Além de minimizarem a chance de erro, a automação traz diversos benefícios para uma empresa, como abordamos nesse artigo. Portanto, verifique se as pessoas não estão sendo contratadas apenas para suprir um mal gerenciamento de processos e/ou pessoas. Muitas vezes vamos identificar que estamos perdendo dinheiro com tantas pessoas em tarefas que podiam ser automatizadas.

Fique de olho no excesso de pessoas na sua empresa ou faça uma análise para saber se as pessoas estão sendo utilizadas da melhor forma, afinal as pessoas que formam sua empresa são o seu maior recurso!

7- Informações não chegam nos decisores

Chegamos ao último item, que diz muito sobre desorganização, processos e pessoas.

Se uma informação importante custa a chegar – ou não chega – nas pessoas que realmente importam, você provavelmente está com um problema de gestão de tempo. Para empresas modernas, que precisam tomar decisões rapidamente – e em tempo hábil – ter uma gestão de tempo otimizada é fundamental. O excesso de reuniões, de pessoas envolvidas na tarefa e uma falta de processos bem definidos podem indicar que há, de fato, problemas na gestão do tempo, situação que atrapalha o desenvolvimento da organização como um todo.

A comunicação eficaz é um diferencial em muitas atividades, portanto, não deixe que o mal gerenciamento do tempo atrapalhe o andamento dos negócios.

Conclusão

Dos 7 sinais apresentados, qual afeta você e sua empresa?

Esperamos que os itens apresentados tragam bastante conscientização sobre sua área e te possibilite acabar com o desperdício de tempo – e de recursos.

Até a próxima!


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