Atualização de funcionalidade: conheça o novo Workflow do Espresso

Após ouvir o feedback dos clientes e entender uma necessidade muito comum em suas realidades, trabalhamos incansavelmente para trazer uma grande atualização: um novo (e melhor) workflow para a plataforma do Espresso.

Como foi dito anteriormente, essa grande atualização foi construída inteiramente com a realidade de dezenas de clientes do Espresso, mas sem deixar de atender os clientes que já se beneficiavam com o sistema original de workflow de aprovações.

Quer ver como a novidade ficou e como ela passará a funcionar? Então veja esse artigo que preparamos para comunicar essa novidade.

Obs: Caso você prefira, criamos dois vídeos – inseridos nesse artigo – explicando detalhadamente a funcionalidade.

Obs 2: Realizaremos um webinar ao vivo na segunda-feira, dia 12/03 às 15h, para explicar detalhadamente a atualização. Cadastre-se aqui para ser lembrado no dia do evento.

Parte 01: nova página de relatórios

A primeira grande mudança foi na página de relatórios, que foi reformulada e agora traz um novo menu, onde ficam as opções “Para aprovar”, “Para pagar” e “Meus relatórios”.

Cada opção foi criada para melhor organização na hora de trabalhar com diversos relatórios. Em vez de navegar entre diversos relatórios, agora os usuários poderão ver o que está pendente para ele, facilitando o manuseamento e diminuindo a chance de erros.

Como cada etapa funciona?

Para aprovar: nessa opção estão os relatórios pendentes de aprovação para um determinado usuário. Por exemplo: se Bruno é um aprovador de despesas de um relatório, todos os itens pendentes (não aprovados) irão aparecer para ele.

Uma vez aprovados, os relatórios deixarão de aparecer na opção e seguirão para a próxima etapa, conforme o fluxo definido.

Para pagar: esse item contempla os relatórios aprovados e aguardando pagamento do departamento financeiro. Novamente, os relatórios só serão listados para usuários responsáveis pelo pagamento.

Conforme forem pagos, e sinalizados no Espresso, os relatórios deixarão de aparecer nessa opção.

Meus relatórios: usuários que enviam relatórios com despesas precisarão saber sua situação, e a opção “Meus relatórios” é dedicada para esse trabalho: organizar todos os relatórios enviados pelo usuário.

Continuando com nosso exemplo, se Bruno enviou um relatório de despesas, ele poderá consultar o status nessa opção, sabendo em que parte do fluxo está e também a sua situação.

Importante: um contador sinalizando o total de relatórios com ações pendentes foi adicionado ao lado de cada opção, então basta ficar atento com o número em cada etapa para saber quantos relatórios estão pendentes e dependendo da sua ação.

Fizemos um vídeo explicando detalhadamente a nova área de relatórios. Assista-o logo abaixo:

Parte 02: Workflow padrão e Aprovação multiníveis

Chegamos na parte do workflow e você já pode estar se perguntando: “O que aconteceu com o meu fluxo de aprovação?!?!“.

Calma! Nesse caso, fizemos uma migração para se adequar ao novo modelo e, para isso, utilizamos o seguinte comportamento:

  • Os administradores do sistema foram colocados como aprovadores e pagadores de relatórios dentro do fluxo padrão;
  • Não é mais necessário ser um administrador para aprovar ou pagar relatórios. Os usuários poderão ser definidos conforme sua necessidade.

Aprovação multiníveis: novidades e utilização

A principal mudança no novo workflow foi a implantação de aprovação multinível para times. Isso significa que será possível personalizar as etapas de aprovação de relatórios conforme a necessidade de uma equipe.

Antes de ver a funcionalidade, é preciso ativá-la em “Configurações > Funcionalidades > Aprovação Multiníveis”, dentro da plataforma do Espresso.

Com a opção ativada, vá até a opção times no menu direito, selecione o time desejado e você já poderá editar seu fluxo de aprovação personalizado (após iniciar a edição, você terá acesso à quantidade de níveis para o time), que irá funcionar da seguinte maneira:

  • Serão permitidos até 4 níveis de aprovação dos relatórios;
  • Cada nível poderá ter até 4 usuários para aprovação;
  • Os relatórios poderão ser aprovados por qualquer pessoa do mesmo nível, ou seja, basta que apenas um aprovador verifique e envie um relatório para o próximo nível.

Para ver como tudo funciona, criamos um vídeo falando apenas da migração, fluxo padrão e workflow de times. Confira:

Conclusão

E aí, gostaram da novidade?

Essa grande atualização do workflow permite mais flexibilidade na aprovação de relatórios. Como falamos, diversos clientes necessitavam de etapas de aprovação e, por isso, resolvemos melhorar a plataforma para atendê-los.

Para os clientes com processos mais simples, o Espresso não mudou e continua atendendo plenamente as situações.

Em caso de dúvidas, entre em contato com seu gerente de sucesso, seja por e-mail ou por telefone. Ele irá acompanhar toda a configuração inicial e fazer qualquer tipo de treinamento necessário, além de responder qualquer questão pendente.

É muito importante, também, que você participe do webinar ao vivo (link para cadastro logo abaixo), onde explicaremos detalhadamente as novidades do Workflow. Inclusive, você poderá tirar dúvidas – durante a transmissão – para entender completamente essa atualização de funcionalidade.

Inscreva-se no webinar clicando aqui

Ah, e caso você não possa acompanhar a transmissão ao vivo, o link da gravação será enviado no dia seguinte, tudo bem?


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