Execução e Crescimento: Como foi 2018 para o Espresso?

No ano passado, o Guilherme, CEO do Espresso, teve a missão de escrever um texto contando como foi nosso ano de 2017 e nós gostamos muito do resultado. Foi uma forma diferente de contarmos o nosso desafio para clientes, investidores, amigos empreendedores e qualquer pessoa que acompanhe a jornada do Espresso. Além disso, foi um exercício de reflexão muito interessante.

Continue lendo “Execução e Crescimento: Como foi 2018 para o Espresso?”

Nova funcionalidade do Espresso: Exportar despesas

Mais uma atualização muito esperada acaba de chegar ao Espresso: a funcionalidade de exportar despesas.

Perguntas que surgiram em conversas com nossos clientes nos fizeram criar essa funcionalidade. Algumas delas são:

“Consigo exportar todas as despesas de um projeto para cobrar um cliente?”
“Posso gerar um relatório com todas as despesas que um centro de custos gerou nesse mês?”
“Preciso mandar para a minha contabilidade um relatório único com todas as despesas do mês. Como faço isso no Espresso?” Continue lendo “Nova funcionalidade do Espresso: Exportar despesas”

Case: Entenda como a Ben Visa Vale simplificou o processo de reembolsos com o Espresso

O QUE É A BEN VISA VALE?

A Ben Visa Vale é uma empresa do Grupo Santander Brasil que trouxe de volta o cartão Visa Vale e lançou o novo cartão de benefícios alimentação e refeição do Santander. Hoje eles têm ajudado o RH das empresas a entregarem esse benefício aos seus colaboradores com o melhor custo-benefício.

Conversamos com Davi Leal, gestor financeiro da empresa, para entender como o Espresso ajuda hoje no processo de reembolso e prestação de contas dos seus colaboradores.

COMO FOI A MUDANÇA DO PROCESSO?

A empresa nasceu em 2018 e já iniciou as operações com o processo automatizado. Antes disso, faziam parte do Banco e utilizavam uma outra ferramenta.

Como possuem independência para contratar as suas próprias ferramentas, optaram pelo Espresso por simplificar o processo.

“O Espresso facilita o processo inteiro e é bem mais user friendly”.

 

A implantação começou em outubro de 2018 e desde então o processo está 100% automatizado dentro da plataforma do Espresso.

Hoje é a única forma dos colaboradores solicitarem reembolso.

QUAIS FORAM AS DIFICULDADES INICIAIS?

A Ben foi a primeira empresa piloto da parceria entre Espresso e Deloitte. Nessa parceria, empresas clientes da Deloitte podem usar o Espresso como ferramenta para prestação de contas e tudo é integrado ao ERP e a Deloitte para seguir fluxos de pagamento dos funcionários.

Como todo piloto, as dificuldades maiores foram no início, pois acompanharam de perto os ajustes e melhorias para o processo rodar de forma fluída e para vencer a mudança cultural dos funcionários. Para isso fizeram ações internas e contaram com apoio do time de BPO da Deloitte e do time de sucesso do cliente do Espresso.

“No início tivemos que fazer ajustes na integração e no desenho do processo para resolver a passagem das informações entre Espresso e Deloitte, mas hoje o processo está rodando normalmente”

 

Hoje a Ben, com os seus feedbacks, foi responsável por diversas melhorias no processo e ferramentas para que outras empresas tenham sucesso nessa parceria.

COMO ESTÁ O PROCESSO HOJE?

Hoje 100% dos reembolsos da Ben são controlados através da plataforma do Espresso. Os colaboradores da empresa utilizam o app para registrar suas despesas de viagem como transportes, alimentação e despesas pontuais e os gestores conseguem aprovar os relatórios diretamente pelo celular.

“Com a entrada da aprovação mobile, melhorou demais o processo de aprovação, pois os gestores não precisam mais acessar a plataforma”.

 

Para ajudar no processo de aprovação, também cadastraram na plataforma as políticas de gastos seguindo os mesmos critérios do Banco e hoje recebem alertas nas despesas que infringiram as regras e precisam olhar com mais cuidado.

Após aprovação, de forma automática os relatórios já são enviados para o ERP Oracle EBS e, dessa forma, a Deloitte já tem acesso à todas as informações das despesas e consegue dar continuidade na operação.

Após validação e pagamento, os relatórios são marcados como concluídos na plataforma e os funcionários são notificados que já estão com o dinheiro na conta.

“Todo esse processo realizado em menos de uma semana, pois foi desenhado um fluxo que permite que as aprovações sejam todas realizadas em um único dia da semana e o pagamento no dia seguinte.”

PONTOS INTERESSANTES DESSE CASE DE USO BEN + ESPRESSO

– Processo inteiro roda em menos de uma semana, pois as aprovações são feitas todas as segundas e o os relatórios de despesas já são passados para pagamento no fia seguinte.

– Todas as despesas são enviadas e aprovadas via mobile no app do Espresso

– O Espresso está integrado diretamente ao ERP Oracle EBS sem necessidade de nenhum input manual

– O BPO da Deloitte já recebe as despesas organizadas por relatórios automaticamente em uma rotina diária de envio

– Em pouco tempo tornou-se a forma oficial de reembolsos da empresa