Boas práticas para o fechamento do mês nas empresas

O fim de mês é normalmente um período de muito trabalho para o departamento financeiro das empresas. É o período de preparação para os pagamentos, além de ser a época de fechamento de caixa. E por se tratar de dinheiro, é muito importante ter atenção para não cometer nenhum deslize.

É comum ver os analistas financeiros estressados nesse período. Muito desse sentimento acontece pela possível desorganização da área, bem como os processos mal estruturados e a pressão decorrente da importância da tarefa.

Fechar o mês nunca é uma tarefa fácil, mas podemos adotar algumas práticas para reduzir os problemas e facilitar o fechamento como um todo. Por isso, separamos algumas dicas para organizar e facilitar o seu trabalho, vamos lá?

Montar um fluxo de caixa bem estruturado

O primeiro passo é começar pela base. Pensar no fluxo de caixa, principalmente em como ele será estruturado, é o começo de tudo. Para isso, você precisa olhar para sua rotina e verificar o que está errado.

Faltam informações?

Os lançamentos não acontecem na hora certa?

Alguma área está sendo o gargalo para as informações financeiras?

É importante ter uma visão ampla do processo para poder corrigi-lo. Portanto, o fluxo do seu caixa precisa estar bem estruturado e preparado para todas as situações financeiras.

Detalhar todas as entradas e saídas

Essa dica deve ser adotada como uma rotina diária. Cada entrada, independentemente do valor financeiro, precisa ser criada da maneira mais detalhada possível. Defina categorias, adicione informações, especifique tudo o que puder ajudar no fechamento do mês.

Além de mais organizada, as entradas ou saídas detalhadas ajudam na emissão de relatórios. Para gestores, esse detalhamento é fundamental para planejar os meses seguintes.

Realizar a movimentação financeira diariamente

Esse deve ser um dos maiores erros de departamentos financeiros atualmente: o acúmulo de movimentações financeiras.

Além de atrapalhar o fechamento do mês, a falta de movimentação diária proporciona alguns riscos desnecessários para a empresa. Imagine que alguma informação de pagamento seja perdida e não vá para o fluxo de caixa. Dependendo do valor da movimentação, isso pode ser um grande problema no futuro.

Para resolver essa situação, só temos uma solução: adotar as movimentações financeiras diárias, de preferência em dois períodos: manhã e tarde.

Independente da quantidade de movimentações, essa atitude irá reduzir drasticamente o nível de trabalho no fechamento do mês e, com certeza, também irá eliminar os erros e evitar problemas graves. Além disso, com as informações lançadas no dia em que acontecem, damos a possibilidade de análises – por parte dos gestores – quase que de imediato.

Organize documentos por data e por categoria

Os documentos gerados pelas movimentações financeiras também precisam estar bem organizados. Por isso, junte as notas fiscais, comprovantes de impostos pagos, arquivos digitais, recibos de pagamentos trabalhistas, entre outros documentos, em categorias e com divisão por data.

 

Seja para envio ao contador ou para armazenamento em arquivo fixo da empresa, a organização por categorias e data vai facilitar – e muito – o fechamento do mês na sua empresa.

Utilize softwares onde for possível

Hoje em dia temos a vantagem de encontrarmos diversas soluções para diversas áreas, inclusive a área financeira. Existem soluções e serviços para contabilidade, reembolso de despesas corporativas, controle de estoque, fluxo de caixa e softwares exclusivos para fechamento do mês. Portanto, aproveite as soluções tecnológicas para organizar e agilizar o processo de fechamento do mês.

Apesar de serem úteis, organizar tudo por planilhas de Excel é um processo que, em algum momento, vai falhar e gerar uma imensa dor de cabeça. Antes que ela aconteça, procure por alternativas para organizar a sua área.

O Contabilizei, por exemplo, é um serviço completo de contabilidade para pequenas empresas. Já o ContaAzul é um software de gestão financeira completo, ideal para pequenas e médias empresas. Apesar de propostas diferentes, ambos servem como exemplo de serviços que podem ser contratados, com um valor muito acessível, para resolver as questões financeiras da sua organização.

Em resumo: procure soluções viáveis para organizar o setor financeiro e evitar que o final de mês seja um grande problema.

Conclusão

Com pequenas mudanças, o que chamamos de boas práticas, temos a possibilidade de transformar o departamento e, como abordado neste artigo, o fechamento de mês. Lembre-se de organizar todo o fluxo de caixa, olhar diariamente para as movimentações, sempre categorizando e identificando cada valor e também de procurar soluções acessíveis para resolver problemas recorrentes.

Certamente essas pequenas atitudes irão contribuir para um final de mês tranquilo e livre de tanto stress.


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