Nova funcionalidade: Variação de valores para reembolso de KM

Para garantir o pagamento justo pelos KMs rodados pelos funcionários e também evitar pagamentos indevidos é normal que as empresas criem uma política de reembolso de KM para nortear seu processo.

O primeiro fator que deve ser levado em consideração para estabelecer valores para reembolso de KM é o levantamento de todos os custos envolvidos com o veículo como possíveis manutenções, desgastes, combustível, impostos, seguro, entre outros.

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Nota de Débito e Tributação de Reembolsos para Consultorias e Projetos

Muito comum no dia a dia de consultorias, mas também válido para qualquer empresa que trabalha no formato de projetos para clientes, o reembolso de despesas pelo cliente final é um assunto ainda polêmico: “Devo emitir nota fiscal e pagar os tributos em cima desses valores?”,  “Eles são despesas administrativas que viabilizam o serviço ou são custos do serviço?”, “As famosas Notas de débito são suficientes para conseguir receber do meu cliente?”.

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Execução e Crescimento: Como foi 2018 para o Espresso?

No ano passado, o Guilherme, CEO do Espresso, teve a missão de escrever um texto contando como foi nosso ano de 2017 e nós gostamos muito do resultado. Foi uma forma diferente de contarmos o nosso desafio para clientes, investidores, amigos empreendedores e qualquer pessoa que acompanhe a jornada do Espresso. Além disso, foi um exercício de reflexão muito interessante.

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Nova funcionalidade do Espresso: Exportar despesas

Mais uma atualização muito esperada acaba de chegar ao Espresso: a funcionalidade de exportar despesas.

Perguntas que surgiram em conversas com nossos clientes nos fizeram criar essa funcionalidade. Algumas delas são:

“Consigo exportar todas as despesas de um projeto para cobrar um cliente?”
“Posso gerar um relatório com todas as despesas que um centro de custos gerou nesse mês?”
“Preciso mandar para a minha contabilidade um relatório único com todas as despesas do mês. Como faço isso no Espresso?” Continue lendo “Nova funcionalidade do Espresso: Exportar despesas”

Porque a inovação não precisa ser difícil para sua empresa

Porque a inovação não precisa ser difícil para sua empresa

Muitas empresas enfrentam problemas quando o assunto é inovação. Isso acontece, basicamente, por dois motivos: falta de entendimento do conceito e falta de uma cultura inovadora.

Com isso, separamos algumas dicas para facilitar o processo inovador na sua organização, independente do ramo que ela atue, já que isso trará muitos benefícios e transformará o modo que os funcionários pensam sobre o tema.

Uma vez que a cultura de inovação seja absorvida e amplificada internamente, sua você verá melhores resultados em diversas áreas e tarefas, mesmo nas mais simples.

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Imposto de renda x prestação de contas de viagens: o que fazer e como declarar

Como sabemos, a prática de reembolso de despesas corporativas é muito comum em diversas empresas brasileiras - e também mundo afora. Essa prática gera, inevitavelmente, uma série de movimentações financeiras e isso leva à uma grande dúvida: como o imposto de renda é influenciado pela prestação de contas de viagens e reembolsos de despesas? Responderemos essas - e outras dúvidas - no artigo abaixo. Confira até o final! Já abordamos as principais dúvidas sobre o reembolso de despesas, tanto para o funcionário quanto para a empresa, em outros artigos: Funcionário perdeu a notinha fiscal de uma despesa: o que eu faço? Qual o prazo para reembolso de despesas corporativas por parte da empresa? Qual a regra de reembolso para despesas fora do horário? Minha empresa pode deduzir impostos de despesas corporativas? Entenda! E hoje iremos falar sobre imposto de renda e isenção de impostos. Preciso declarar o recebimento de reembolso em meu imposto de renda? Sim. Os valores recebidos da empresa devem ser declarados no imposto de renda, porém, todos os valores serão categorizados como "não tributáveis". Isso acontece pela previsão que a lei oferece para o pagamento de reembolsos e ajudas de custo para colaboradores, que considera esses rendimentos como isentos de impostos. Um ponto importante é que o funcionário precisa ter os comprovantes dos valores gastos - e que posteriormente foram reembolsados - no caso de alguma fiscalização da receita federal. Regras importantes para os reembolsos e ajudas de custo Essas isenções para reembolsos - e ajudas de custo - levam muitas pessoas à tentar fraudar o imposto de renda com diversos lançamentos de recebíveis nas categorias citadas. Porém, existem algumas regras que devem ser seguidas para o lançamento de despesas "não tributáveis": O colaborador que está declarando o imposto de renda precisa ter vínculo formal com a empresa, só assim ele poderá declarar o recebimento de reembolsos ou ajudas de custo; Qualquer tipo de reembolso precisa ser feito apenas para o funcionário que, de fato, efetuou os gastos. Portanto, familiares e amigos não devem ser inclusos nas despesas corporativas, independente do categoria que ela se encaixe; Qualquer valor declarado no imposto de renda precisa ser condizente com o cargo e nível hierárquico do funcionário; Os valores declarados também precisam ser de despesas reais e condizentes com a realidade dos gastos. Exemplo: Um vendedor de determinada empresa precisou se locomover até uma cidade no interior de São Paulo, no qual rodou 400 km - entre ida e volta -, teve despesa com almoço em um restaurante simples e, por essas despesas, declarou um reembolso de R$5.000,00 em seu imposto de renda. Nesse cenário apresentado, sabemos que os lançamentos no IR são uma tentativa de fraude, já que os valores não condizem com a realidade de gastos. Essas situações acontecem bastante, mas podem gerar problemas para a empresa e para o colaborador que tenta se beneficiar disso. Conclusão Para não cair na "malha fina" e ter problemas com a Receita Federal, é bom realizar todos os lançamentos de despesas corretamente e declarar o recebimento dos reembolsos conforme aconteceram. Para o primeiro caso, é fundamental guardar as notinhas que comprovam as transações, assim não haverá nenhum problema no futuro. Lembre-se que fraudar o imposto de renda é crime e poderá, além da multa, dar cadeia. Portanto, procure fazer todas as declarações com atenção e de forma correta. O Espresso é uma plataforma para controle e organização dos reembolsos de despesas corporativas. Com um app para Android e iOS, você poderá lançar cada despesa realizada facilmente - e guardar cada comprovante de modo seguro. Cadastre-se para testar gratuitamente por 7 dias - sem a necessidade de cartão de crédito - ou solicite um orçamento sem compromisso.

Como sabemos, a prática de reembolso de despesas corporativas é muito comum em diversas empresas brasileiras – e também mundo afora. Essa prática gera, inevitavelmente, uma série de movimentações financeiras e isso leva à uma grande dúvida: como o imposto de renda é influenciado pela prestação de contas de viagens e reembolsos de despesas?

Responderemos essas – e outras dúvidas – no artigo abaixo. Confira até o final! Continue lendo “Imposto de renda x prestação de contas de viagens: o que fazer e como declarar”

Principais erros na gestão de despesas corporativas

Principais erros na gestão de despesas corporativas

Realizar uma boa gestão das despesas corporativas não é uma tarefa difícil, mas requer uma série de cuidados para evitar os erros e, por consequência, prejuízos financeiros resultantes das más práticas.

Uma série de fatores internos e externos podem levar ao prejuízo financeiro. Por isso, separamos 5 dicas essenciais para manter a organização em dia e as finanças em ordem. Continue lendo “Principais erros na gestão de despesas corporativas”

Atualização no adiantamento: gerar crédito ou notificar usuário

Atualização no adiantamento: gerar crédito ou notificar usuário

Mais uma atualização solicitada pelos nossos usuários foi lançada hoje: Gerar créditos com adiantamento ou notificar usuário de devolução.

Essa funcionalidade foi criada para empresas que trabalham com adiantamentos e precisam tomar ações em caso de sobra de adiantamento com um funcionário.

O valor do adiantamento foi maior que o valor de despesas enviadas? Agora você pode gerar um crédito para o usuário ou notificá-lo para devolver a quantia que sobrou.

Veja abaixo como funcionará a funcionalidade: Continue lendo “Atualização no adiantamento: gerar crédito ou notificar usuário”