Nota de Débito e Tributação de Reembolsos para Consultorias e Projetos

Muito comum no dia a dia de consultorias e empresas que trabalham no formato de projetos para clientes, o reembolso de despesas pelo cliente final é um assunto ainda polêmico e que divide opiniões: “Devo emitir nota fiscal e pagar os tributos em cima desses valores?”,  “Eles são despesas administrativas que viabilizam o serviço ou são custos do serviço?”, “As famosas Notas de débito são suficientes para conseguir receber do meu cliente?”.

Vamos tratar nesse post essas e outras perguntas.

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Nova funcionalidade: Variação de valores para reembolso de KM

Para garantir o pagamento justo pelos KMs rodados pelos funcionários e também evitar pagamentos indevidos é normal que as empresas criem uma política de reembolso de KM para nortear seu processo.

O primeiro fator que deve ser levado em consideração para estabelecer valores para reembolso de KM é o levantamento de todos os custos envolvidos com o veículo como possíveis manutenções, desgastes, combustível, impostos, seguro, entre outros.

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Qual o prazo para reembolso de despesas corporativas por parte da empresa?

Qual o prazo para reembolso de despesas corporativas por parte da empresa?

Quando falamos de reembolso de despesas corporativas, diversas dúvidas surgem para quem faz parte dessa prática empresarial. O reembolso de despesas tem alguns itens previstos por lei, portanto, vamos ver se o assunto desse artigo se aplica e o qual caminho poderemos tomar para evitar problemas.

Afinal, qual o prazo para reembolso por parte da empresa? Continue lendo “Qual o prazo para reembolso de despesas corporativas por parte da empresa?”

Execução e Crescimento: Como foi 2018 para o Espresso?

No ano passado, o Guilherme, CEO do Espresso, teve a missão de escrever um texto contando como foi nosso ano de 2017 e nós gostamos muito do resultado. Foi uma forma diferente de contarmos o nosso desafio para clientes, investidores, amigos empreendedores e qualquer pessoa que acompanhe a jornada do Espresso. Além disso, foi um exercício de reflexão muito interessante.

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Como criar um processo de reembolso de despesas

Como criar um processo de reembolso de despesas

Uma prática bastante comum em diversos tipos de empresa é o reembolso de despesas corporativas para colaboradores que, em reuniões ou viagens a trabalho, pagam os gastos – como hospedagem, alimentação e transporte com o próprio dinheiro.

Para que essa prática seja realizada sem problemas, é necessário o desenvolvimento de um processo para reembolso, que, por sua vez, é suportado diretamente pela política de reembolso, onde ficam definidas as regras e deveres na relação empresa x colaborador. Continue lendo “Como criar um processo de reembolso de despesas”

Nova funcionalidade do Espresso: Exportar despesas

Mais uma atualização muito esperada acaba de chegar ao Espresso: a funcionalidade de exportar despesas.

Perguntas que surgiram em conversas com nossos clientes nos fizeram criar essa funcionalidade. Algumas delas são:

“Consigo exportar todas as despesas de um projeto para cobrar um cliente?”
“Posso gerar um relatório com todas as despesas que um centro de custos gerou nesse mês?”
“Preciso mandar para a minha contabilidade um relatório único com todas as despesas do mês. Como faço isso no Espresso?” Continue lendo “Nova funcionalidade do Espresso: Exportar despesas”

Minha empresa pode deduzir impostos de despesas corporativas? Entenda!

Minha empresa pode deduzir impostos de despesas corporativas? Entenda!

Quando falamos do reembolso de despesas corporativas, temos muitas dúvidas e também algumas regras, embasadas pela lei, sobre o assunto. Já abordamos um dos principais questionamentos nesse artigo: “Eu preciso guardar as notinhas/cupons fiscais originais das despesas?” e hoje iremos falar sobre impostos.

Você sabia que é possível deduzir impostos de despesas corporativas?

Se você quer saber em qual situação essa regra se aplica, continue lendo nosso artigo até o final. Continue lendo “Minha empresa pode deduzir impostos de despesas corporativas? Entenda!”

Porque a inovação não precisa ser difícil para sua empresa

Porque a inovação não precisa ser difícil para sua empresa

Muitas empresas enfrentam problemas quando o assunto é inovação. Isso acontece, basicamente, por dois motivos: falta de entendimento do conceito e falta de uma cultura inovadora.

Com isso, separamos algumas dicas para facilitar o processo inovador na sua organização, independente do ramo que ela atue, já que isso trará muitos benefícios e transformará o modo que os funcionários pensam sobre o tema.

Uma vez que a cultura de inovação seja absorvida e amplificada internamente, sua você verá melhores resultados em diversas áreas e tarefas, mesmo nas mais simples.

Vamos lá? Continue lendo “Porque a inovação não precisa ser difícil para sua empresa”

Imposto de renda x prestação de contas de viagens: o que fazer e como declarar

Como sabemos, a prática de reembolso de despesas corporativas é muito comum em diversas empresas brasileiras - e também mundo afora. Essa prática gera, inevitavelmente, uma série de movimentações financeiras e isso leva à uma grande dúvida: como o imposto de renda é influenciado pela prestação de contas de viagens e reembolsos de despesas? Responderemos essas - e outras dúvidas - no artigo abaixo. Confira até o final! Já abordamos as principais dúvidas sobre o reembolso de despesas, tanto para o funcionário quanto para a empresa, em outros artigos: Funcionário perdeu a notinha fiscal de uma despesa: o que eu faço? Qual o prazo para reembolso de despesas corporativas por parte da empresa? Qual a regra de reembolso para despesas fora do horário? Minha empresa pode deduzir impostos de despesas corporativas? Entenda! E hoje iremos falar sobre imposto de renda e isenção de impostos. Preciso declarar o recebimento de reembolso em meu imposto de renda? Sim. Os valores recebidos da empresa devem ser declarados no imposto de renda, porém, todos os valores serão categorizados como "não tributáveis". Isso acontece pela previsão que a lei oferece para o pagamento de reembolsos e ajudas de custo para colaboradores, que considera esses rendimentos como isentos de impostos. Um ponto importante é que o funcionário precisa ter os comprovantes dos valores gastos - e que posteriormente foram reembolsados - no caso de alguma fiscalização da receita federal. Regras importantes para os reembolsos e ajudas de custo Essas isenções para reembolsos - e ajudas de custo - levam muitas pessoas à tentar fraudar o imposto de renda com diversos lançamentos de recebíveis nas categorias citadas. Porém, existem algumas regras que devem ser seguidas para o lançamento de despesas "não tributáveis": O colaborador que está declarando o imposto de renda precisa ter vínculo formal com a empresa, só assim ele poderá declarar o recebimento de reembolsos ou ajudas de custo; Qualquer tipo de reembolso precisa ser feito apenas para o funcionário que, de fato, efetuou os gastos. Portanto, familiares e amigos não devem ser inclusos nas despesas corporativas, independente do categoria que ela se encaixe; Qualquer valor declarado no imposto de renda precisa ser condizente com o cargo e nível hierárquico do funcionário; Os valores declarados também precisam ser de despesas reais e condizentes com a realidade dos gastos. Exemplo: Um vendedor de determinada empresa precisou se locomover até uma cidade no interior de São Paulo, no qual rodou 400 km - entre ida e volta -, teve despesa com almoço em um restaurante simples e, por essas despesas, declarou um reembolso de R$5.000,00 em seu imposto de renda. Nesse cenário apresentado, sabemos que os lançamentos no IR são uma tentativa de fraude, já que os valores não condizem com a realidade de gastos. Essas situações acontecem bastante, mas podem gerar problemas para a empresa e para o colaborador que tenta se beneficiar disso. Conclusão Para não cair na "malha fina" e ter problemas com a Receita Federal, é bom realizar todos os lançamentos de despesas corretamente e declarar o recebimento dos reembolsos conforme aconteceram. Para o primeiro caso, é fundamental guardar as notinhas que comprovam as transações, assim não haverá nenhum problema no futuro. Lembre-se que fraudar o imposto de renda é crime e poderá, além da multa, dar cadeia. Portanto, procure fazer todas as declarações com atenção e de forma correta. O Espresso é uma plataforma para controle e organização dos reembolsos de despesas corporativas. Com um app para Android e iOS, você poderá lançar cada despesa realizada facilmente - e guardar cada comprovante de modo seguro. Cadastre-se para testar gratuitamente por 7 dias - sem a necessidade de cartão de crédito - ou solicite um orçamento sem compromisso.

Como sabemos, a prática de reembolso de despesas corporativas é muito comum em diversas empresas brasileiras – e também mundo afora. Essa prática gera, inevitavelmente, uma série de movimentações financeiras e isso leva à uma grande dúvida: como o imposto de renda é influenciado pela prestação de contas de viagens e reembolsos de despesas?

Responderemos essas – e outras dúvidas – no artigo abaixo. Confira até o final! Continue lendo “Imposto de renda x prestação de contas de viagens: o que fazer e como declarar”