Imposto de renda x prestação de contas de viagens: o que fazer e como declarar

Como sabemos, a prática de reembolso de despesas corporativas é muito comum em diversas empresas brasileiras - e também mundo afora. Essa prática gera, inevitavelmente, uma série de movimentações financeiras e isso leva à uma grande dúvida: como o imposto de renda é influenciado pela prestação de contas de viagens e reembolsos de despesas? Responderemos essas - e outras dúvidas - no artigo abaixo. Confira até o final! Já abordamos as principais dúvidas sobre o reembolso de despesas, tanto para o funcionário quanto para a empresa, em outros artigos: Funcionário perdeu a notinha fiscal de uma despesa: o que eu faço? Qual o prazo para reembolso de despesas corporativas por parte da empresa? Qual a regra de reembolso para despesas fora do horário? Minha empresa pode deduzir impostos de despesas corporativas? Entenda! E hoje iremos falar sobre imposto de renda e isenção de impostos. Preciso declarar o recebimento de reembolso em meu imposto de renda? Sim. Os valores recebidos da empresa devem ser declarados no imposto de renda, porém, todos os valores serão categorizados como "não tributáveis". Isso acontece pela previsão que a lei oferece para o pagamento de reembolsos e ajudas de custo para colaboradores, que considera esses rendimentos como isentos de impostos. Um ponto importante é que o funcionário precisa ter os comprovantes dos valores gastos - e que posteriormente foram reembolsados - no caso de alguma fiscalização da receita federal. Regras importantes para os reembolsos e ajudas de custo Essas isenções para reembolsos - e ajudas de custo - levam muitas pessoas à tentar fraudar o imposto de renda com diversos lançamentos de recebíveis nas categorias citadas. Porém, existem algumas regras que devem ser seguidas para o lançamento de despesas "não tributáveis": O colaborador que está declarando o imposto de renda precisa ter vínculo formal com a empresa, só assim ele poderá declarar o recebimento de reembolsos ou ajudas de custo; Qualquer tipo de reembolso precisa ser feito apenas para o funcionário que, de fato, efetuou os gastos. Portanto, familiares e amigos não devem ser inclusos nas despesas corporativas, independente do categoria que ela se encaixe; Qualquer valor declarado no imposto de renda precisa ser condizente com o cargo e nível hierárquico do funcionário; Os valores declarados também precisam ser de despesas reais e condizentes com a realidade dos gastos. Exemplo: Um vendedor de determinada empresa precisou se locomover até uma cidade no interior de São Paulo, no qual rodou 400 km - entre ida e volta -, teve despesa com almoço em um restaurante simples e, por essas despesas, declarou um reembolso de R$5.000,00 em seu imposto de renda. Nesse cenário apresentado, sabemos que os lançamentos no IR são uma tentativa de fraude, já que os valores não condizem com a realidade de gastos. Essas situações acontecem bastante, mas podem gerar problemas para a empresa e para o colaborador que tenta se beneficiar disso. Conclusão Para não cair na "malha fina" e ter problemas com a Receita Federal, é bom realizar todos os lançamentos de despesas corretamente e declarar o recebimento dos reembolsos conforme aconteceram. Para o primeiro caso, é fundamental guardar as notinhas que comprovam as transações, assim não haverá nenhum problema no futuro. Lembre-se que fraudar o imposto de renda é crime e poderá, além da multa, dar cadeia. Portanto, procure fazer todas as declarações com atenção e de forma correta. O Espresso é uma plataforma para controle e organização dos reembolsos de despesas corporativas. Com um app para Android e iOS, você poderá lançar cada despesa realizada facilmente - e guardar cada comprovante de modo seguro. Cadastre-se para testar gratuitamente por 7 dias - sem a necessidade de cartão de crédito - ou solicite um orçamento sem compromisso.

Como sabemos, a prática de reembolso de despesas corporativas é muito comum em diversas empresas brasileiras – e também mundo afora. Essa prática gera, inevitavelmente, uma série de movimentações financeiras e isso leva à uma grande dúvida: como o imposto de renda é influenciado pela prestação de contas de viagens e reembolsos de despesas?

Responderemos essas – e outras dúvidas – no artigo abaixo. Confira até o final! Continue lendo “Imposto de renda x prestação de contas de viagens: o que fazer e como declarar”

Por que as políticas de reembolso de despesas corporativas são importantes?

Por que as políticas de reembolso de despesas corporativas são importantes?

Conforme sua empresa cresce, é muito importante que o controle financeiro seja feito de forma mais apurada para que não haja desperdício de dinheiro e para que, consequentemente, você não coloque a saúde financeira da organização em risco, bem como o seu futuro.

E quando falamos de despesas corporativas, é importantíssimo ficar de olho e controlar cada gasto e, mais importante do que isso, o que estará previsto na política de reembolso da empresa.

Você sabe o que é e qual a importância de uma política de reembolso de despesas corporativas? Então leia nosso artigo e descubra! Continue lendo “Por que as políticas de reembolso de despesas corporativas são importantes?”

Qual o prazo para reembolso de despesas corporativas por parte da empresa?

Qual o prazo para reembolso de despesas corporativas por parte da empresa?

Quando falamos de reembolso de despesas corporativas, diversas dúvidas surgem para quem faz parte dessa prática empresarial. O reembolso de despesas tem alguns itens previstos por lei, portanto, vamos ver se o assunto desse artigo se aplica e o qual caminho poderemos tomar para evitar problemas.

Afinal, qual o prazo para reembolso por parte da empresa? Continue lendo “Qual o prazo para reembolso de despesas corporativas por parte da empresa?”

Como melhorar o processo de prestação de contas da sua empresa

Como melhorar o processo de prestação de contas da sua empresa

Em qualquer empresa, é necessário que haja um processo de prestação de contas eficiente e que não cause problemas contábeis para a organização. Para que esse processo funcione, é necessário planejar cada situação e se adiantar perante qualquer problema.

Para que a prestação de contas, em qualquer escala, funcione, é preciso seguir alguns passos, que separamos ao longo desse artigo. Vamos lá? Continue lendo “Como melhorar o processo de prestação de contas da sua empresa”

Funcionário perdeu a notinha fiscal de uma despesa: o que eu faço?

Funcionário perdeu a notinha fiscal de uma despesa: o que eu faço?

Viajar a trabalho é uma situação muito comum nas empresas. Seja para uma simples reunião, um almoço com cliente/prospect e até uma longa viagem mesmo, essas situações geram despesas que, normalmente, são pagas pelo próprio funcionário e reembolsadas pela empresa posteriormente.

Todas essas despesas corporativas precisam ser comprovadas para que o reembolso ocorra de fato, e é aí que entramos no assunto desse artigo: caso o funcionário perca a notinha fiscal ou cupom do pagamento, qual a posição da empresa na situação? Continue lendo “Funcionário perdeu a notinha fiscal de uma despesa: o que eu faço?”

5 ferramentas para pesquisar preços e economizar na viagem de trabalho

5 ferramentas para pesquisar preços e economizar na viagem de trabalho

Uma das vantagens que a internet moderna trouxe foram os serviços para facilitar a vida dos usuários como um todo. Mais especificamente falando, as ferramentas de comparação de preço, que pesquisam os valores de diversos serviços, ajudam na economia financeira de funcionários que viajam a trabalho.

Pensando na gestão financeira para empresas, escolhemos algumas ferramentas para reduzir custos e ajudar a manter a saúde financeira da organização. Acompanhe o nosso artigo até o final para conhecer alguns serviços interessantes: Continue lendo “5 ferramentas para pesquisar preços e economizar na viagem de trabalho”

Nova funcionalidade: lançamento de quilometragem com integração pelo Google Maps

Nova funcionalidade para Android: lançamento de quilometragem com integração pelo Google Maps

Atualmente, o Espresso já possui a opção para lançamento e reembolso de quilometragem – funcionalidade muito utilizada pelos nossos clientes. Basta que a opção seja ativada pelo administrador do sistema, que configura o quanto será pago por Km rodado e pronto: já é possível realizar qualquer lançamento de despesa utilizando essa opção.

Hoje, nós temos o orgulho de lançar uma grande melhoria dessa funcionalidade: o lançamento de quilometragem utilizando o Google Maps!

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Nova Funcionalidade: Subcategorias

Nova funcionalidade: Subcategorias

Às vezes temos necessidades especiais para controle de despesas corporativas e somente uma categoria pré-existente não é suficiente. Como já falamos anteriormente sobre a importância e utilidade de separar os relatórios por tags, a separação e identificação individual de despesas também é muito importante para uma gestão eficiente.

Pensando nisso, trabalhamos bastante para desenvolver uma das funcionalidades mais desejadas no Espresso: a possibilidade de criação de Subcategorias de despesas.

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Porque é importante separar as suas despesas em centro de custos?

Porque é importante separar as suas despesas em centro de custos?

Todos os meses os seus funcionários têm despesas para captar novos clientes ou para mantê-los, despesas de viagem ou outros gastos que precisam ser reembolsados.

Hoje, caso você use uma empresa como o Espresso, você já sabe quanto está gastando e tem um melhor controle disso. De qualquer forma, ainda restam algumas perguntas importantes:

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