Como a tecnologia pode ajudar a ter mais controle sobre o processo comercial da sua empresa?

A revisão e otimização de processos parece ter se tornado uma das metas mais comuns entre as empresas nos últimos anos. E não é por acaso! Além da pressão por lucratividade em um momento de instabilidade econômica, a tecnologia evoluiu significativamente quando pensamos em recursos e ferramentas para eliminar as burocracias e o trabalho operacional ou pouco estratégico.

Neste artigo, você vai entender melhor como isso se reflete na transformação do processo comercial dentro de uma organização!

A tecnologia é aliada da produtividade na sua empresa? 

Antes de mais nada, é importante olharmos para a tecnologia como uma aliada da produtividade. Se, até alguns anos atrás, os negócios ainda se questionavam sobre os riscos que o acesso à internet e o uso dos smartphones poderiam trazer para a performance dos colaboradores, hoje em dia já é fato que não existe como fugir dos novos hábitos que vêm junto com estas facilidades.

Por isso a pergunta: hoje a tecnologia é apenas uma distração ou já se tornou uma forte aliada da produtividade na sua empresa? As organizações que estão se mostrando mais lucrativas e competitivas são justamente aquelas que aproveitam as novas tendências tecnológicas e olham para os processos internos, pensando em como os comportamentos digitais já adquiridos de seus colaboradores podem ajudar a eliminar atividades manuais e burocráticas, por exemplo.

Quando olhamos especificamente para a área comercial, isso se reflete em rotinas como preenchimento de relatórios, cadastro de clientes, planejamento de metas e muitas outras atividades. Se a sua empresa ainda faz isso com base em extensas planilhas do Excel, é mais do que hora de se atualizar. Com o auxílio da tecnologia, já existem ferramentas muito mais completas e simples de usar!

CRM: tecnologia para mudar o processo comercial

Quando falamos em automação de processo de vendas com auxílio da tecnologia, o sistema CRM é, sem dúvidas, o protagonista. Existem ferramentas deste tipo para os mais variados perfis de empresa e também com diversos níveis de qualidade de desenvolvimento e de recursos.

Por isso, abaixo, vamos explicar melhor o que é um CRM e também o que você pode esperar de uma boa ferramenta deste tipo!

O que é um CRM?

CRM é a sigla para Customer Relationship Management, ou seja, Gestão de Relacionamento com o Cliente. Já deu para entender pelo nome que ele não é uma ferramenta ou sistema em si, mas sim uma metodologia para identificar, diferenciar e interagir com os seus clientes.

Sua função é trabalhar com o gerenciamento do relacionamento com os clientes através do conhecimento de seus hábitos, preferências, necessidades de consumo e expectativas. A gestão de todas essas informações, é claro, tornou-se muito mais efetiva com softwares e sistemas digitais, onde há dinamismo e praticidade para inserção e análise dos dados.

Os sistemas CRM online, como o Agendor, são importantes para empresas de todos os tamanhos e ramos de atividade, tenham 5 ou 5 mil clientes. Afinal, é a sua correta atualização que garante a manutenção de histórico das relações comerciais e a consolidação de dados de forma automática.

E este é um processo que, aos poucos, se retroalimenta: quando tudo está automatizado, o processo fica muito menos complexo para o vendedor, que estabelece novos hábitos em sua rotina de acordo com estes processos.

No fim das contas, isso significa produtividade e assertividade nas vendas do seu negócio! 

As principais funções do CRM no processo comercial

Mas, de fato, o que é possível fazer com um sistema de CRM online na sua empresa? Conheça abaixo as principais funções na automatização e otimização do processo comercial:

Refletir sobre a sua política de vendas

Em primeiro lugar, cabe lembrar que um CRM online é o reflexo de sua política comercial. Ou seja, neste sistema, você pode ter um verdadeiro espelho de todos os processos que acontecem no dia a dia: prospecção, qualificação, pré-venda, negociação, proposta, fechamento, relacionamento, etc.

Quais são as etapas de cada um deste processo? Como estão definidas as metas para cada uma dessas fases a fim de atingir o resultado final? Quem são os agentes envolvidos em cada atividade e com qual nível de hierarquia interagem?

Uma estratégia de vendas documentada permite que você visualize todo seu pipeline de vendas, conhecendo quais são as etapas entre o primeiro contato com o cliente até a renovação e podendo tanto compartilhar isso com toda a empresa, quanto visualizar melhorias que podem ser implementadas.

Registro de clientes e prospects

Documentar os dados de cada novo cliente e as interações de relacionamento com eles é um processo fundamental para qualquer equipe de vendas. É assim que o gestor da área pode visualizar quais as empresas que estão em negociação, qual o pipeline total de oportunidades e quais são as ações que podem ser tomadas para melhorar os resultados.

Bem sabemos que esta não é uma cultura simples de ser implementada na rotina dos vendedores, principalmente para aqueles com atuação externa. Felizmente, os sistemas CRM evoluíram e agora é possível integrar agendas de reuniões e notificações de celular para facilitar os registros, tudo na palma da mão pelo aplicativo.

Alinhamento entre vendas e marketing

 Que as equipes de Marketing e Vendas nem sempre estão caminhando na mesma direção dentro de uma empresa não é nenhuma novidade. Com as ferramentas de CRM online, entretanto, fica mais fácil identificar a contribuição de cada ação realizada para o volume de vendas.

Desta forma, tanto o time de vendas pode de fato reconhecer o papel da equipe de Marketing no processo comercial, quanto a equipe de Marketing pode identificar oportunidades e ajustes nas ações com base nas análises oferecidas.

É fundamental, inclusive, que os gestores de Marketing possuam acesso ao CRM e que compartilhem junto ao Comercial as metas relacionadas a faturamento, número de novos clientes e renovações, entre outras.

Personalização do atendimento

Em um cenário no qual a personalização do atendimento é chave para o fechamento dos negócios, um sistema de CRM online torna-se fundamental. É apenas assim que os vendedores conseguem facilmente recordar dados e acontecimentos importantes para os clientes, sejam referentes a 2 semanas ou a 2 anos atrás.

O atendimento 1 a 1 também permite planejar novas ações de relacionamento, antes mesmo que o cliente sinta a necessidade. Entrar em contato em tempo hábil para a renovação de um serviço ou prever uma nova aquisição de acordo com a recorrência de compra são alguns exemplos disso.

Cada vez que um novo contato for realizado, é possível ter o histórico completo de cada cliente, facilitando a conversa, mesmo para um vendedor que “herdou” a conta de outro colega. O resultado? Clientes que realmente sentem que sua empresa preocupa-se com eles!

Visão 360º do processo comercial

O dia a dia de uma área de vendas é bastante complexo e bem sabemos que não sobra muito tempo para que o gestor possa tomar um passo de distância e olhar atentamente para o processo comercial.

Por isso, a visão de ponta a ponta é um importante benefício de um sistema de CRM. Com ele, você pode facilmente enxergar onde estão os gargalos para o fechamento, quais são os vendedores que mais abrem oportunidades e quais mais fecham negócio, como está a sua previsibilidade de receita e quais os serviços ou produtos que mais têm contribuído para isso.

Para os próprios vendedores, essa visão completa do processo comercial também é benéfica. Afinal, eles podem aprender com as boas práticas de seus colegas e conhecer todo o histórico da organização, focando nas ações que mais dão resultado e inovando onde ainda há espaço para isso.

Dados que embasam decisões

Já que falamos em análises, a disponibilidade de relatórios também é outra função do CRM. Em vez de perder horas cruzando informações em planilhas do Excel todos os meses, com uma ferramenta online você pode acessar dados importantes em pouco minutos, inclusive em tempo real, sem precisar esperar até o fim do mês para entender em que cenário o time comercial está.

Entre as principais informações disponíveis, você pode avaliar o tempo médio de conversão, o número de propostas enviadas, o número de vendas e a taxa de conversão – elementos fundamentais para a tomada de decisão dentro da organização.

Seu processo comercial já precisa de um CRM?

Após conhecer melhor as funções de um CRM e saber como ele pode transformar o processo comercial na sua empresa, é importante fazer uma observação. Muitos negócios cometem o erro de esperar a consolidação do crescimento para contratar uma ferramenta deste tipo. Ou, então, por serem pequenos negócios, acreditam que o CRM não pode ser aplicado às suas realidades.

Este tipo de avaliação é, entretanto, justamente o que pode limitar a evolução de um negócio. É fundamental que desde o início de um empreendimento todas as informações comerciais sejam registradas e que todo o pipeline comercial esteja documentado e possa ser analisado com atenção.

É assim que as empresas poderão tomar decisões positivas para o crescimento e focar na lucratividade, possibilitando uma evolução competitiva e sustentável!

Quer saber mais o papel de um CRM no aprimoramento das vendas da sua empresa? Conheça o Agendor e suas funcionalidades!


Este post foi escrito por Júlio Paulillo, CMO e cofundador do Agendor.