Como calcular o valor por KM rodado para Reembolso? (Bônus no final)

É muito comum que funcionários utilizem os próprios carros para executar atividades relacionadas à empresa. Geralmente acordados no início do trabalho, as empresas costumam estabelecer valores de reembolso de despesas ou adiantamentos ligados à essa utilização.

Uma outra prática comum é empresas reembolsarem o valor que o funcionário gastou em gasolina também, porém dessa forma o funcionário acaba prejudicado, pois não são considerados custos com manutenção, seguros, impostos, entre outras coisas.

Para resolver esse problema e te ajudar a calcular o valor correto para reembolso de quilômetros rodados, fizemos este texto abaixo com alguns pontos de atenção que devem ser levados em consideração.

Padrão nos carros utilizados

Há algum padrão nos carros utilizados pelos funcionários da sua empresa? Levando em consideração alguns pontos como custos do veículo, valor do automóvel, impostos e outras coisas, diferentes carros podem ter um valor de reembolso por quilômetro bem diferente dos outros.

Nesse caso vale pensar se é interessante estabelecer um padrão nos carros utilizados ou se na hora de estipular o valor por km, vale pensar numa média entre os diferentes padrões.

Quantidade de km/litro

Outro ponto para se levar em consideração é a quantidade de quilômetros que este carro consegue rodar utilizando 1 litro de gasolina.

Um ponto importante é saber se os seus funcionários usarão o veículo com mais frequência dentro da cidade ou em estradas/rodovias, pois isso impacta diretamente na quantidade de quilômetros por litro.

Valor da gasolina

O valor da gasolina sofre muitas variações com certa frequência. É sempre bom revisitar essa pesquisa de valores para recalcular o valor que sua empresa reembolsa por km rodado.

Além disso, é bom levar em consideração a região onde o funcionário usará o carro com mais frequência, pois algumas regiões do Brasil possuem um valor de gasolina muito mais elevado que outras.

Custos de manutenção

Provavelmente a parte mais complicada de se calcular, o custo de manutenção deve ser levado em consideração na hora do cálculo de reembolso de km rodado.

Quando um carro anda muito, mesmo que novo, é necessário fazer manutenção das peças e isso custará diretamente ao funcionário

Os principais pontos que devem ser levados em consideração são:

Jogos de amortecedores
Jogos de pneus
Troca de óleo
Manutenção do motor
Pequenos reparos

Porcentagem de pagamento

Item opcional, algumas empresas reembolsam apenas um percentual das despesas utilizadas no cálculo, alegando que o funcionário também utiliza o carro para fins pessoais e, por esse motivo, não devem arcar com todos os gastos de manutenção, por exemplo.

Essa decisão é opcional e não há nenhuma legislação que regulamente essa escolha.

Vamos resolver o problema para você

Depois de levados em consideração todos esses fatores, há algumas fórmulas para somar os custos em relação a quantidade média de quilômetros rodados por mês.

Ao invés de tentarmos te explicar essa fórmula e te fazermos perder tempo calculando e se preocupando com isso, optamos por resolver o problema de uma forma mais fácil.

Basta acessar esta planilha abaixo que disponibilizamos onde você preenche algumas informações e nós fazemos o cálculo por você.