Como criar um processo de reembolso de despesas

Uma prática bastante comum em diversos tipos de empresa é o reembolso de despesas corporativas para colaboradores que, em reuniões ou viagens a trabalho, pagam os gastos – como hospedagem, alimentação e transporte com o próprio dinheiro.

Para que essa prática seja realizada sem problemas, é necessário o desenvolvimento de um processo para reembolso, que, por sua vez, é suportado diretamente pela política de reembolso, onde ficam definidas as regras e deveres na relação empresa x colaborador.

Com isso compreendido, vamos abordar os principais pontos para a criação de um processo de reembolso de despesas. Iremos falar o que precisa ser considerado e previsto para que não existam dúvidas, problemas e qualquer situação constrangedora para a organização no geral.

O que é ou não reembolsável

Iniciando pela política de reembolso, que fará parte do processo como um todo, primeiramente precisamos definir o que pode ser reembolsado ou não. Isso acontece por dois motivos: prevenir qualquer tipo de abuso e evitar o desperdício de dinheiro da própria empresa.

Quando falamos em prevenir algum tipo de abuso, estamos pensando em gastos com itens que não condizem com funções profissionais, como o consumo de bebidas alcoólicas durante as refeições, utilização do dinheiro da empresa para entretenimento e coisas do tipo, já que esses não tem ligação direta com o objetivo da empresa. Além disso, o colaborador que faz uso do reembolso não pode desperdiçar os recursos empresariais “só porque a empresa está pagando”, é preciso procurar os melhores preços e também pensar em alternativas viáveis.

Especifique as obrigações de reembolso

Uma vez que esteja definido cada item que pode ou não ser reembolsado, é importante que a empresa defina algumas obrigações de reembolso. Essas obrigações são: fornecimento de comprovantes das despesas realizadas e planilhas para organização cronológica das despesas, que visam facilitar a conferência de como e onde os gastos aconteceram.

Comprovantes de despesas

Todo e qualquer gasto realizado que será necessário o reembolso precisará obrigatoriamente de um comprovante. Apesar de algumas empresas operarem em regimes que permitam o pagamento mesmo sem o comprovante, essa prática não é recomendada por possibilitar que fraudes aconteçam. Abordamos o assunto sobre comprovantes nesse artigo: “Eu preciso guardar as notinhas/cupons fiscais originais das despesas?“.

Portanto, cada despesa reembolsável precisará de um documento que demonstre a despesa, não tem jeito.

Planilhas e datas de entrega

Junto com os comprovantes, é importante um documento que organize as despesas e que possa ser entregue para o departamento financeiro. Apesar de trabalhosas, as planilhas são importantes nesse sentido, por serem um arquivo de conferência de cada despesa realizada.

Além da planilha com a listagem de despesa, é importante definir um prazo máximo para entrega dos documentos, pois isso permitirá mais organização do processo de conferência e pagamento dos valores reembolsáveis.

Ps.: deixe bem claro para os funcionários que, na quebra de prazos, omissão de informação ou ausência de comprovante, os valores não poderão ser pagos. Isso criará um senso de urgência e responsabilidade, afinal, ninguém gostaria de um prejuízo financeiro, não é mesmo?

Fluxo de aprovação

Já temos as regras e o processo de entrega de despesas definidos, agora é necessário que um fluxo de aprovação seja criado.

Nesse fluxo de aprovação, poderemos ter situações em que uma pessoa é responsável em conferir e aprovar o reembolso das despesas ou uma sequência de pessoas que serão responsáveis em aprovar os relatórios enviados. Em empresas grandes, é comum que haja um responsável de setor validando os relatórios e, após essa primeira validação, o departamento financeiro entra para confirmar o que realmente foi solicitado para reembolso.

Independente do modelo, é importante que sempre haja um responsável validando os comprovantes e verificando se as despesas se adequam com a política de gastos. Esse controle será importante para a organização e saúde financeira da empresa.

Prazos de pagamento

Com tudo conferido e aprovado para pagamento, é fundamental que o departamento financeiro estipule um prazo máximo para o reembolso ao funcionário. Dependendo da organização do processo – e da quantidade de pessoas que solicitam reembolso -, é possível que o pagamento seja feito na mesma semana da solicitação, impedindo que o funcionário tenha problema em suas finanças pessoais.

Lembre-se que, inicialmente, o dinheiro gasto pelo colaborador saiu de seu próprio bolso, por isso é importante que esse prazo de pagamento seja cumprido e que, de preferência, ele não demore muito para ser efetuado.

Adiantamentos

Os adiantamentos servem para evitar problemas nas finanças pessoas de funcionários que utilizam constantemente o próprio dinheiro para despesas profissionais, além de serem uma alternativa para processos com prazos de pagamento muito alto.

Os adiantamentos não precisam prever corretamente o que será gasto em uma viagem a trabalho, por exemplo. Eles servirão exatamente como uma previsão, mas, em caso dos valores gastos ultrapassarem o adiantamento, o processo de solicitação de reembolso dos valores excedentes, será realizado normalmente.

Todas as regras que envolvem adiantamentos precisam estar previstos no processo de reembolso: quem poderá solicitar, qual o valor máximo do adiantamento, quando o adiantamento será pago, etc.

Processos automatizados

É muito comum que as empresas, independente do tamanho, tenham processos manuais para o reembolso de despesas corporativas. Esse modo de trabalho é desorganizado e gera uma enorme necessidade de mão de obra por parte do departamento financeiro.

Imagine que, para cada pedido de reembolso, é necessário que uma pessoa confira cada comprovante físico e cruze as informações com as planilhas enviadas. Após a conferência – e caso exista um fluxo de aprovação envolvendo várias pessoas – é necessário que os valores sejam verificados pelo responsável da área, antes de chegar ao departamento financeiro.

É muito tempo desperdiçado em um processo burocrático e com muitas chances de erro, já que os comprovantes podem ser perdidos ou invalidados no caso de perderem a tinta ou rasgarem. Quando falamos de comprovantes físicos, também temos gastos com o armazenamento dos documentos e envio, pelos correios ou transportadoras, dos comprovantes – não se esqueça disso.

Utilizando a tecnologia para benefício da empresa

Com isso, precisamos utilizar a tecnologia em nosso favor e automatizar o que for possível. O envio de relatórios e comprovantes podem ser feitos de forma digital e fácil, independente de onde o funcionário estiver. Foi por esse motivo que criamos o Espresso, uma plataforma desenvolvida para organizar todo o processo de reembolso de despesas corporativas.

Com o Espresso você não precisa mais guardar comprovantes: basta fotografar com seu smartphone, descrever algumas informações e ele já estará seguro contra qualquer problema. Além disso, uma vez que todos os gastos estejam registrados, basta enviá-los para aprovação dos responsáveis e aguardar o reembolso. Tudo isso de forma imediata, pela internet, usando um modelo web + smartphone. Simples assim.

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