Como criar uma Planilha de Despesas de Viagens Corporativas

A situação é a seguinte: você fará uma viagem à trabalho e precisará registrar as despesas que teve no período para, quando voltar, entregar para a sua empresa reembolsar. Cada gasto com alimentação, deslocamento entre locais, hospedagem, enfim, tudo o que precisar ser reembolsado precisará de um comprovante.

De posse dessa papelada, é hora de catalogar tudo. Aí você abre o Excel, cria uma planilha e começa a registrar todos os gastos dessa viagem e, quando se dá conta, perdeu um dia todo fazendo isso. Pior do que isso, você percebeu que alguns comprovantes sumiram e, devido à política de reembolsos da empresa, saberá que o reembolso não poderá ser feito.

Complexo, não?

É realmente bem chato guardar comprovantes e preencher essas planilhas, mas se faz necessário. O reembolso de viagens é uma prática comum e – para que ele possa ser feito – são necessárias as burocracias mencionadas acima.

Pensando nisso, um passo-a-passo para você se organizar e – de quebra – criar uma planilha que facilite a sua vida e não seja um problema grande no futuro.

Vamos lá!

1 – Guarde os seus comprovantes fiscais

Para conseguir o seu reembolso, provavelmente você terá que apresentar as famosas notinhas do que gastou. É importante que nesse momento você separe uma pasta, envelope ou algo em que você consiga guardar esses comprovantes.

Lembre-se que é fundamental organizar os comprovantes por data, assim fica muito mais fácil registrar cada despesa. Ah, e guarde essa pasta em um lugar seguro e longe de qualquer risco, afinal, um acidente pode comprometer seu dinheiro.

2 – Crie campos para identificação do funcionário

Os campos podem mudar de uma empresa para a outra, mas é importante colocar na sua planilha os campos necessários para identificação. Geralmente os campos são:

  • Nome do colaborador
  • Cargo
  • Departamento
  • Dados bancários

Qualquer outra informação pertinente e que agilize o processo de conferência para o departamento financeiro da sua empresa são bem vindas!

3 – Separe os gastos por categorias

Ficará muito mais fácil pedir o seu reembolso se você separar os gastos por categorias como: Alimentação, Transporte, Hospedagem, outros. Além de facilitar a conferência, você mesmo já saberá onde encontrar um comprovante, em meio ao monte de papel acumulado.

Ah, uma dica aqui é usar etiquetas coloridas para categorizar cada gasto, já que qualquer identificação visual irá facilitar o processo.

4 – Crie os campos para preenchimento de cada despesa

Uma boa sugestão é colocar as seguintes colunas:

  • Categoria (para identificar o tipo de despesa)
  • Data da despesa
  • Descrição (Ex: Almoço com o cliente X)
  • Valor
  • Total

Esses campos são comuns para registro de despesas. Então é bom já deixá-los organizados em sua planilha de controle.

5 – Coloque fórmulas que facilitem a conta

O Excel tem milhares de fórmulas que te ajudam a deixar sua planilha mais prática. Como sabemos que na prática nem sempre o vendedor é um ninja em Excel, algumas fórmulas básicas de soma e multiplicação para calcular e juntar todas as suas despesas te ajudarão a gastar menos tempo com isso.

Automatize tudo o que puder ser automatizado, afinal, os computadores e software são excelentes para isso.

6 – Capriche no visual

Uma planilha feia e difícil de entender pode te prejudicar. Invista algum tempo em mudar cores, editar estilos para que sua planilha fique com uma apresentação melhor. Lembre-se: quanto mais você facilitar a conferência dos gastos, menos problemas terá e não precisará lidar com erros do departamento financeiro.

7 – Ignore todas as anteriores e use o nosso modelo grátis

Eita, agora sim!

Como você deve investir o seu tempo no que realmente interessa, nós já criamos um modelo lindo e prático para você preencher e entregar para o departamento financeiro da sua empresa.

Esteja livre para alterá-la, mas já a deixamos pronta para seu uso.

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