Como implantar novos processos de forma menos dolorosa?

Dentro de uma empresa – seja ela pequena, média ou grande – existem diversos processos que somados montam a engrenagem que faz essa empresa funcionar.

Esses processos não são necessariamente bons. Muitas empresas criam processos que são burocráticos, caros e complicados de seguir. Pior do que isso, algumas empresas acabam  executando atividades de forma individual e completamente livre, sem existência de nenhum processo que oriente os funcionários. Nesse caso, o problema de gestão é ainda mais grave.

Se sua empresa quer ser inovadora e competitiva, de qualquer forma é muito importante que os processos dela funcionem bem e sejam entregues da melhor forma possível.

Porque é importante melhorar processos internos?

Muitas empresas tem vários processos ruins e não se preocupam com isso, usando como justificativa o fato de entregarem o necessário da forma que são executados hoje. Além disso, existe uma barreira ainda maior que é a resistência natural do ser humano a mudanças.

Se os funcionários da sua empresa estão com essa mentalidade, é importante que apresente a eles alguns problemas que causamos quando não temos processos definidos ou não mudamos processos ruins:

Custos

Processos ruins são caros e você pode perder dinheiro somente por não otimizar algumas atividades internas da sua empresa. Além de gastos em dinheiro, a ausência de processos também faz com que seus funcionários gastem mais tempo em atividades rotineiras que poderiam ser mais simples. E claro – muito importante lembrar – o tempo do seu funcionário vale dinheiro.

No caso do processo de reembolso e prestação de contas, por exemplo, um processo ruim pode fazer com que seu funcionário gaste horas preenchendo relatórios e, mesmo assim, envie informações erradas. Nesse caso você perde dinheiro, pois esse funcionário poderia dedicar o seu valioso tempo à atividades que trouxessem mais retorno para a empresa.

Gestão

A  maturidade de gestão da sua empresa está diretamente ligada ao controle que você tem sobre os processos internos da sua empresa. Não é possível gerenciar atividades e mensurar resultados se você não souber qual é o processo que essa atividade deve seguir.

Se você não consegue gerenciar as áreas da sua empresa, não terá controle sobre o que está acontecendo e, consequentemente, terá resultados abaixo do esperado.

Falta de padrão

Um dos maiores êxitos de uma empresa com processos bem definidos é ter padrão em suas atividades. Isso traz benefícios para todas as áreas e levará o seu nível de gestão a outro patamar.

Quando você tem um processo bem definido para atendimento ao seu cliente que está com problemas, por exemplo, você sempre conseguirá atendê-lo da mesma forma e isso impactará diretamente o sucesso que o seu cliente tem com o seu produto/serviço.

Se você for uma empresa de software e tiver padrões para seu time de desenvolvimento, você diminuirá drasticamente o número de erros e bugs no seu sistema e isso também impactará bastante a percepção do seu cliente em relação a você.

Competitividade

Competitividade é uma palavra-chave na vida das empresas. Somos constantemente cobrados a sermos pessoas e, consequentemente, empresas mais competitivas e inovadoras.

A competitividade de uma empresa geralmente está ligada a pequenos detalhes e esses detalhes podem ser criados com pequenas melhorias nos nossos processos. Uma melhoria em um dos seus processos pode diminuir o custo do seu produto fazendo com que ganhe competitividade no preço. Uma melhoria em outro processo pode impactar no nível do seu serviço fazendo com que ganhe competitividade através da qualidade.

Como você quer ser competitivo se não está executando as atividades da sua empresa da melhor forma possível?

Como identificar processos que precisam ser melhorados?

Antes de ajudar a identificar processos que podem ser melhorados, é importante ressaltar que todos os processos sempre podem ser melhorados. O ponto nessa discussão é identificar quais melhorias dão menos trabalho e impactam mais os resultados e esse deve ser o critério de escolha ou prioridade de mudanças.

Nem todos os processos com problemas são facilmente identificados, portanto é necessário criar rotinas para conseguir identificar possíveis mudanças. Como você pode ver abaixo, há quatro práticas simples que te ajudarão nessa missão:

Critique os processos

Dedique tempo para analisar os seus processos atuais com a intenção de realmente estressá-los ao máximo. Busque erros, faça testes e identifique os possíveis gaps que podem ser melhorados.

É importante fazer isso com certa frequência, pois muitas mudanças podem ocorrer na empresa e, não necessariamente, um processo que funcionava três meses atrás funcionará bem hoje.

Busque avaliação de pessoas externas

Se possível, peça que análises sejam feitas por pessoas alheias ao processo. Isso é importante, pois as pessoas que fazem parte do processo já estão acostumadas com ele e isso pode fazer com que não enxerguem alguns defeitos.

Em muitas empresas há inclusive áreas de qualidade e inovação que tem essa missão de identificar melhorias e encontrar soluções para os problemas internos da empresa.

Conheça ferramentas

Sempre que possível, busque conhecer novas ferramentas disponíveis para melhorar os processos. É bem provável que com uma simples busca no google você consiga identificar ferramentas que te ajudariam a melhorar processos da sua empresa.

Entretanto, vale ressaltar que somente a contratação de ferramentas não fará com que o seu processo seja melhor. É muito importante que essas contratações de ferramentas estejam alinhadas com mudanças internas. No caso do Espresso, por exemplo, sempre tentamos orientar para que a contratação da ferramenta esteja alinhada a melhorias genuínas na forma com que as empresas lidam com processo de reembolso de despesas.

Crie a cultura de otimização

Crie com os seus funcionários a cultura de otimização de processos. Eduque seus colaboradores para que – além de cumprir procedimentos – também exista a cultura de busca por melhorias no trabalho.

Os funcionários devem sempre ter na cabeça as seguintes perguntas:

O meu trabalho é feito da melhor forma?

Há alguma forma de executar essa tarefa levando menos tempo?

Como consigo ter mais resultados com esse processo?

Como deixar a mudança de processo menos dolorosa?

Depois de identificar os principais pontos de melhorias nos processos internos da sua empresa e escolher quais você resolverá primeiro, é hora de começar a aplicar mudanças e melhorias nesses processos.

Assim como qualquer mudança, você enfrentará algumas dificuldades relacionadas a resistência a mudanças, necessidade de envolver várias áreas, problemas para que as áreas priorizem essa atividade, etc. É normal, acontece com todo mundo e faz parte do processo.

Ao mesmo tempo que é verdade que mudanças de processos não são tão fáceis, também é verdade que elas são extremamente necessárias principalmente se quiser ser uma empresa inovadora, então listamos abaixo alguns pontos que farão com que você tenha mais facilidade e consiga fazer mudanças na sua empresa com sucesso:

Estabeleça o objetivo principal

A mudança de um processo pode ter como objetivo melhoria em vários pontos, mas é importante entender qual o principal objetivo dessa mudança, pois essa informação será importante na hora de juntar as pessoas necessárias e definir resultados esperados.

No caso do Espresso, por exemplo, o objetivo pode ser melhorar gestão das despesas com funcionários, mas também pode ser melhorar a experiência dos funcionários que precisam pedir um reembolso. Isso vai variar bastante em cada empresa, mas é importante que essa informação seja clara para todos os envolvidos

Convoque as pessoas necessárias

Esse é um desafio grande, mas bem importante principalmente se a melhoria do processo envolve outras áreas. É muito importante identificar quem são as pessoas chave que precisam participar nesse projeto para que futuramente não tenham algum impedimento surpresa e também tenham mais velocidade na implantação.

Ex: a implantação de um ERP para melhorar a gestão da sua empresa provavelmente precisará envolver responsáveis do financeiro, vendas e tecnologia. Se alguma área ficar de fora, algum detalhe pode ser esquecido e causar problemas futuramente.

Venda a ideia

O primeiro desafio de uma mudança do processo é vender a ideia da mudança para as pessoas envolvidas. É preciso que elas entendam porque estão mudando e como a vida delas ficará melhor com essa alteração.

Se conseguir fazer isso com as pessoas-chave, a ideia certamente será repassada para o restante das pessoas envolvidas e o caminho será muito mais fácil.

Defina atividades e responsáveis

Para que essa melhoria dê certo, é muito importante fazer um checklist de quais atividades precisam ser executadas até o final do projeto. Com certeza, surgirão algumas surpresas, mas se gastar tempo planejando as atividades, com certeza minimizará os problemas.

Além de definir as atividades, é muito importante definir os donos dessas atividades para que elas não se percam no meio do caminho. Além disso, definindo dono das atividades, as responsabilidades ficam divididas e mais claras para todo o time envolvido.

Cronograma junto com envolvidos

Definidas as atividades, é necessário definir o cronograma dessa mudança. Quais são as datas para cada atividade?

É muito comum nesse tipo de implantação de melhorias que uma atividade só possa ser executada após uma outra tenha sido concluída, portanto é necessário programar esse tipo de interdependência para que não haja qualquer tipo de travas no meio do processo.

Checkpoints e melhorias

Em uma empresa grande, nem sempre é fácil de acompanhar como está o andamento de cada atividade. No cronograma de atividades desse projeto, é importante agendar algumas datas para acompanharem o andamento do processo, resolver problemas e definir próximos passos.

Comunique-se

Se você chegou até esse ponto, já percorreu a maior parte do caminho para o sucesso na implantação de melhorias. Com o time certo, bem alinhado em relação a responsáveis e datas, o processo fluirá naturalmente e, no tempo ideal, conseguirá ter tudo rodando perfeitamente.

O ponto desse tópico é relembrar a importância da comunicação nesse processo. Muitos projetos falham por falta de comunicação entre as áreas e isso é simples de resolver. Converse, divida as dificuldades, traga as pessoas para próximo do seu projeto e terá muito mais facilidade na implantação de melhorias.

Não precisa ser 100% de melhoria

Esse é um lembrete importante para facilitar a mudança de processos. Não é necessário que de início o seu processo melhore 100% com a alteração. É importante entender que algumas melhorias são graduais e acontecerão com o tempo, principalmente se ela for bem disruptiva.

Se mirarmos sempre em melhorar os processos internos da nossa empresa, as mudanças acontecerão naturalmente e o seu processo será sempre o mais próximo possível do ideal.


No caso do Espresso, além dos tópicos acima, você terá um gerente de sucesso que acompanhará sua implantação para te ajudar a ter a empresa inteira usando de forma mais fácil. De qualquer forma, é super importante seguir esses passos em todas as mudanças da sua empresa.

Dúvidas, sugestões e críticas são sempre bem vindas. Deixe seu comentário abaixo ou nos envie um e-mail em contato@espressoapp.com.br. Se preferir, interaja conosco em nossa página do Facebook ou do LinkedIn.