Como melhorar o processo de prestação de contas da sua empresa

Em qualquer empresa, é necessário que haja um processo de prestação de contas eficiente e que não cause problemas contábeis para a organização. Para que esse processo funcione, é necessário planejar cada situação e se adiantar perante qualquer problema.

Para que a prestação de contas, em qualquer escala, funcione, é preciso seguir alguns passos, que separamos ao longo desse artigo. Vamos lá?

É importante prever gastos na prestação de contas

Apesar de não ser um passo fundamental para a prestação de contas, a antecipação aos gastos não prejudica o processo em nenhum momento. Pelo contrário, olhar para o futuro para tentar entender o cenário demonstra organização e nos prepara para qualquer situação.

Mantenha organizado e olhando sempre para o futuro, principalmente na parte financeira.

Estipular políticas

Quando criamos um conjunto de diretrizes para a prestação de contas, estamos garantindo que situações adversas não prejudiquem a saúde financeira da empresa. As políticas de prestação de contas servem, nesse caso, para estipular como cada passo deve ser feito e o que não pode, em hipótese alguma, acontecer.

Lembre-se que uma falta de comprovante ou erro na justificação de uma despesa pode acarretar multas e outros problemas contábeis. Esse tipo de problema não pode acontecer.

Além disso, com uma política bem planejada e que seja transparente para todos os colaboradores, podemos garantir que todos os colaboradores saberão os passos corretos para prestar contas, independente da sua origem.

Registrar tudo sistematicamente

Com a capacidade tecnológica atual, não temos mais desculpa para não usar softwares no processo de prestação de contas. Existem diversos sistemas especializados na organização financeira da empresa que facilitam e automatizam esse processo, portanto, controlar tudo por planilhas e cadernos é um risco desnecessário.

Definir prazos

Os prazos para a prestação de contas deverão estar descritos na política de prestação de contas, mas é sempre importante dedicar um tópico para esse assunto.

A definição de prazo serve para organizar a empresa – e os funcionários – sobre a data limite para uma prestação de conta. Além de despertar um senso de responsabilidade nos colaboradores, eles também saberão que a perda de um prazo trará consequências – se for a perda de um prazo de despesa corporativa, por exemplo, o funcionário poderá receber um reembolso somente no próximo período estipulado, o que é muito ruim para o fluxo de caixa pessoal.

Comprovar gastos

Além de ser fundamental para empresas que operam sob o regime de Lucro Real, a comprovação dos gastos impede que problemas contábeis – em uma possível fiscalização – aconteçam.

Imagine uma situação onde seja necessário comprovar a aquisição de uma matéria prima e não temos nenhuma nota fiscal ou comprovante da transação. Como poderemos provar que houve uma saída de dinheiro legal?

Abordamos sobre os problemas que a desorganização financeira causa em uma empresa nesse artigo: LINK PARA O ARTIGO QUE AINDA NÃO ESTÁ NO AR

Aos olhos de terceiros, esse tipo de situação pode indicar uma fraude ou algum erro financeiro – e isso não vai importar, pois a empresa será penalizada do mesmo jeito. Por isso, é melhor se organizar e não permitir que essa situação ocorra.

Acompanhar os resultados e melhorar continuamente

Para o último item, falaremos do acompanhamento dos resultados e de melhoria contínua. Esses itens servirão para validar a área financeira da sua empresa, além de garantir que tudo está caminhando normalmente, como previsto.

Todo gestor precisa acompanhar resultados. Seja de desempenho ou de prestação de contas, é preciso conferir tudo e, em caso de problemas, intervir o mais rapidamente possível. Só conseguimos controlar aquilo que medimos e, para medir, é necessário acompanhar.

Uma vez que sejam identificadas falhas na prestação de contas, será necessário agir para corrigir o processo. A melhoria contínua não é apenas uma ideologia, ela deve acontecer sempre e ser parte da cultura da empresa, independentemente da área. Por isso, valide cada etapa, veja se não existem erros na política de prestação de contas, registre tudo e mantenha a área organizada. Com esses passos, sua empresa terá um processo de prestação de contas muito mais eficiente e com o mínimo de erros.


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