Como reduzir desperdícios financeiros na sua empresa

Em períodos de crise ou não, é importante ter um controle financeiro apurado da empresa, para evitar que o gasto descontrolado coloque em risco a saúde financeira da organização e prejudique a continuidade do negócio.

Pensando nisso, separamos algumas dicas para reduzir os desperdícios financeiros e impedir que sua empresa sofra com vazamentos incontroláveis do dinheiro.

Otimização de processos

A primeira dica é a otimização de processos. Independente da sua área de atuação, seja fabricando produtos ou fornecendo serviços, sempre há espaço para realizar ajustes e “fechar a torneira” do desperdício.

Para que a otimização ocorra com sucesso, é importante conversar com os colaboradores que executam as tarefas no dia a dia. Aqueles que estão mais envolvidos tem maiores condições de identificar falhas e também melhorias, por isso, converse com os colaboradores para obter dicas valiosas.

Além dos próprios colaboradores, é importante olhar para o mercado: o que seus concorrentes estão fazendo? Dependendo do problema, é possível que eles também estejam pensando em soluções e alternativas, portanto, é sempre possível aprender com os competidores.

Por último, precisamos olhar o processo como um todo em busca de melhorias tecnológicas para os pontos mais críticos, que demandam mais tempo e mão de obra em sua execução. Se você é fornecedor de um serviço, certamente existem ferramentas para agilizar determinado processo. Caso fabrique produtos, uma máquina pode ser a solução para otimizar seu processo.

Fique sempre ligado ao mercado em busca de constante otimização, esse é um conceito fundamental.

Controle detalhado de gastos

Bons gestores delegam as tarefas, mas também acompanham de perto os resultados e fazem ajustes quando necessário.

Quando olhamos de perto os gastos de um empresa, acabamos descobrindo que, muitas vezes, existem vários pequenos pontos onde o dinheiro é desperdiçado e o grande prejuízo financeiro acontece pela soma dos valores. Portanto, é preciso acompanhar de perto as finanças e eliminar os pequenos gastos – desde que não comprometam o desempenho da equipe, é claro. Uma das formas de controlar e amenizar problemas é criando uma política de gastos.

Políticas de gastos

A política de gastos serve para estipular valores máximos para tudo que vai além daquilo que sustenta a empresa. Explicando: despesas corporativas de viagem, por exemplo, podem ser controladas com uma política clara e bem definida. Assim, todo colaborador que precisar viajar a trabalho, saberá que haverá limite no que pode ser reembolsado em uma refeição, em transporte e também na hospedagem.

Mas a política não precisa se limitar apenas às viagens de trabalho. É possível estipular valores máximos para a compra de itens de escritório, aplicativos e de materiais de limpeza, por exemplo – desde que a produtividade não seja sacrificada por isso.

É importante reforçar que a política de gastos deve ser acessível para todos os colaboradores. Ela precisa ser transparente e identificar claramente cada regra e as situações em que são aplicadas.

Automatização de processos e Softwares

Outro tópico fundamental para diminuir os desperdícios financeiros é a automatização de processos.

Olhe para o processo de reembolso de despesas corporativas: ele ainda é feito de forma manual, através de planilhas e acúmulo de comprovantes de papel?

Se sim, essa é uma oportunidade de automatizar esse processo e facilitar a vida dos colaboradores. O Espresso, por exemplo, foi criado para resolver esse problema, disponibilizando uma plataforma web e mobile para agilizar o lançamento de despesas, submeter relatórios e facilitar a conferência dos valores.

Além do Espresso, existem outras soluções em software no mercado que proporcionam um nível de automação muito alto. O ContaAzul, por exemplo, é um sistema completo de gestão para pequenas e média empresas. Com um clique, é possível entender a saúde financeira da empresa e, com isso, projetar o futuro.

A automatização ajuda a resolver problemas de desperdício da seguinte maneira: ela reduz o tempo que funcionários gastam com tarefas manuais e repetidas. Com isso, você poderá identificar que um departamento está “inflado” de colaboradores por conta de um processo ruim. Além disso, agilizando um processo lento, você permite que as pessoas utilizem seu tempo para trazer melhorias e fazer tarefas realmente importantes.

3 perguntas básicas para reduzir desperdícios

Para finalizar, temos 3 perguntas básicas que devemos fazer em relação à otimização e automatização dos processos:

  1. Onde é fundamental investir para otimizar esse processo?
  2. Consigo otimizar esse processo de graça, sem contratar ferramentas?
  3. Consigo automatizar esse processo com soluções acessíveis?

Essas 3 perguntinhas simples poderão gerar insights poderosos e fazer com que o desperdício de dinheiro acabe – ou diminua – e sua empresa ganhe fôlego para crescer.


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