Porque é importante ter controle das suas despesas corporativas?

O objetivo deste texto é simples: mostrar para você como é importante ter total controle das suas despesas. Seja você o funcionário que gasta e depois precisa solicitar reembolso ou seja você o gestor responsável pelo controle das despesas corporativas de todos os colaboradores, você precisa aprender isso hoje, antes que seja tarde demais.

Para ficar mais fácil, vamos dividir o conteúdo em duas etapas:

1 – Porque é importante ter controle das despesas com funcionários

2 – O que vai acontecer se eu não tiver controle das despesas com funcionários

 

Vamos lá!

Parte 1 – Porque é importante ter controle das despesas

Parece óbvio para você alguém te alertar que você precisa saber quanto cada funcionário gera de custos, certo?

Para saber se está fazendo isso da forma correta, veja abaixo essa lista de perguntas que irão determinar se hoje você tem controle das despesas da sua empresa.

1 – Se eu te perguntar hoje quanto a sua empresa gastou x quanto ela ganhou, você sabe responder com 100% de segurança?

Todo os empreendedores, gestores ou funcionários de uma área comercial saberão te responder na hora se você perguntar quantas vendas eles fizeram e quanto eles faturaram com isso.

Agora pergunte a eles quanto eles gastaram para adquirir esses clientes, pergunte quais foram as despesas que tiveram durante o mês em reuniões, almoços e hospedagem e provavelmente terá as seguintes respostas “Não sei dizer de cabeça” ou “Ah, foi bem pouco, nada muito relevante”.

Se essas foram suas respostas, já te adianto que por não ter controle do quanto seu funcionário gasta, você não sabe se os resultados dele foram bons ou não.

2 – Se você disse sim para a pergunta 1, te faço mais uma: Se eu te pedisse para me apresentar quanto sua empresa teve de despesas com funcionários nos últimos meses, você teria esses dados prontos para me apresentar?

Não adianta você “saber de cabeça” ou “ter anotado em algum lugar” as despesas da sua empresa. Se você realmente quer ter gestão das suas despesas corporativas, é preciso ter esses dados organizados de alguma forma, seja em uma planilha de gastos que compile todos os custos ou através dos relatórios de reembolso que seus funcionários submeteram.

3 – Você consegue dividir os seus custos por categorias, por funcionários e por período?

Algumas empresas até possuem controle sobre o quanto gastaram, mas sabem somente o valor global disso, sem conseguir dizer qual funcionário gastou mais e teve mais reembolsos de despesas, qual categoria teve mais custos, etc.

Saber o total que gasta e o total que fatura já é realmente um grande passo e já mostra algum tipo de gestão de despesas da sua empresa, porém para o nível de competitividade atual é imprescindível que esse controle de despesas corporativas seja ainda mais detalhado.

Respondeu sim para todas as perguntas acima?

Nesse caso podemos dizer que você já tem controle das suas despesas corporativas. O próximo passo é deixar isso mais prático para que seus funcionários não percam tempo preenchendo relatórios de despesas e pedindo reembolso.

Para entender melhor como fazer isso de forma mais prática, sugiro que conheça a plataforma do Espresso, onde todas as despesas que os funcionários lançam pelo app ficam registradas em um lugar só, possibilitando maior gestão de suas despesas corporativas e de forma muito mais prática.

Se você faz isso usando o Excel, sugiro o conteúdo “4 momentos em que a planilha de despesas não será suficiente” para entender os problemas de usar somente o excel para essa finalidade.

2 – O que vai acontecer se eu não tiver controle das despesas da minha empresa?

 

Imagino que pela primeira parte do conteúdo você já consiga decifrar quais são os problemas que terá por não ter controle sobre o quanto seus funcionários geram de gastos, mas vamos fazer uma lista para que consiga entender melhor os riscos de não ter controle sobre suas despesas (são muitos, vamos falar só os principais).

1 – Você não sabe se sua empresa está saudável

Muitas vezes, por falta de gestão de despesas, uma empresa acaba não percebendo que está gastando mais do que ganhando. Se você não tiver controle sobre essa informação, não consegue dizer se suas finanças estão saudáveis.

2 – Você não consegue saber se está tendo resultados positivos

Sendo você um funcionário que gasta pela empresa e pede reembolso ou o responsável pela gestão de despesas, não é possível saber se suas ações estão dando resultado se não levar em consideração o quanto está gastando com elas. Sejam custos com viagens, gastos com reuniões, transporte, até almoços que teve com possíveis clientes. Tudo isso gera despesas corporativas que devem ser consideradas se quiser medir o retorno financeiro de suas ações.

 

3 – Reembolsar funcionários te tomará mais tempo do que deveria

Tenha você gestão de suas despesas corporativas ou não, o fato é que os funcionários precisam ser reembolsados pelos gastos que tiveram durante atividades corporativas.

Inclusive, para te ajudar, temos um Modelo Grátis de Planilha de Viagens Corporativas.

Se quiser ter uma forma de controlar isso de maneira mais prática e impedir que os funcionários percam horas e horas preenchendo relatórios de despesas, sugiro que conheça melhor o Espresso, onde todos os gastos ficam organizados em um local só fazendo com que você possa jogar a sua planilha de despesas no lixo.

Mesmo que hoje você já use o app para registrar suas despesas (e isso ajude muito na sua vida), é possível fazer mais do que isso. Seja amigo do responsável pela gestão dos gastos de todos os funcionários e indique o Espresso para o financeiro ou solicite uma demonstração.