Porque é importante ter controle das suas despesas corporativas?

O objetivo deste texto é simples: mostrar para você como é importante ter total controle das suas despesas corporativas. Seja você o funcionário que gasta e depois precisa solicitar reembolso ou seja você o gestor responsável pelo controle das despesas corporativas de todos os colaboradores, você precisa aprender isso hoje, antes que seja tarde demais.

Para ficar mais fácil, vamos dividir o conteúdo em duas etapas:

Parte 1 – Porque é importante ter controle das despesas com funcionários

Parte 2 – O que vai acontecer se eu não tiver controle das despesas com funcionários

Vamos lá?

Parte 1 – Porque é importante ter controle das despesas

Parece óbvio para você alguém te alertar que você precisa saber quanto cada funcionário gera de custos, certo?

Para saber se está fazendo isso da forma correta, veja abaixo essa lista de perguntas que irão determinar se hoje você tem controle das despesas da sua empresa.

Qual foi seu faturamento e despesas de determinado período?

Todo os empreendedores, gestores ou funcionários de uma área comercial saberão te responder na hora se você perguntar quantas vendas eles fizeram e quanto eles faturaram com isso.

Agora pergunte a eles quanto eles gastaram para adquirir esses clientes. Pergunte quais foram as despesas que tiveram durante o mês em reuniões, almoços e hospedagem e provavelmente terá as seguintes respostas “Não sei dizer de cabeça” ou “Ah, foi bem pouco, nada muito relevante”.

A primeira situação, quando falamos de faturamento, é bem comum, já que todos se preocupam – ou deviam se preocupar – com isso. Já a segunda questão, quais foram as despesas de determinado mês, não recebem a devida importância e, por isso, acabam afetando os resultados de uma organização. Portanto, se essas foram suas respostas para a parte de despesas, já te adianto que por não ter controle do quanto seu funcionário gasta, você não sabe se os resultados dele foram bons ou não.

Quais são suas despesas de reembolso com funcionários nos últimos meses

Não adianta você “saber de cabeça” ou “ter anotado em algum lugar” as despesas de reembolso da sua empresa. Se você realmente quer ter gestão eficiente, precisa ter esses dados organizados e acessíveis, seja em uma planilha de gastos que compile todos os custos ou através dos relatórios de reembolso que seus funcionários submeteram.

Você consegue dividir os seus custos por categorias, por funcionários e por período?

Algumas empresas até possuem controle sobre o quanto gastaram, mas sabem somente o valor global disso, sem conseguir dizer qual funcionário gastou mais e teve mais reembolsos de despesas, qual categoria teve mais custos, etc.

Saber o total gasto e o total faturado já é um grande passo e mostra algum tipo de gestão de despesas da sua empresa, porém, para o nível de competitividade atual, é imprescindível que esse controle de despesas corporativas seja ainda mais detalhado.

Conseguiu responder positivamente às perguntas acima?

Nesse caso podemos dizer que você já tem controle das suas despesas corporativas. O próximo passo é deixar isso mais prático para que seus funcionários não percam tempo preenchendo relatórios de despesas e pedindo reembolso.

Para entender melhor como fazer isso de forma mais prática, sugiro que conheça a plataforma do Espresso, onde todas as despesas que os funcionários lançam pelo app ficam registradas em um lugar só, possibilitando maior gestão de suas despesas corporativas e de forma muito mais prática.

Se você faz isso usando o Excel, sugiro o conteúdo “4 momentos em que a planilha de despesas não será suficiente” para entender os problemas de usar somente uma planilha para essa finalidade.

Parte 2 – O que vai acontecer se eu não tiver controle das despesas da minha empresa?
 

Imagino que pela primeira parte do conteúdo você já consiga decifrar quais são os problemas que terá por não ter controle sobre o quanto seus funcionários geram de gastos. Mas vamos fazer uma lista para que consiga entender melhor os riscos de não ter controle sobre suas despesas (são muitos, vamos falar só os principais).

Você não sabe se sua empresa está saudável

Muitas vezes, por falta de gestão de despesas, uma empresa acaba não percebendo que está gastando mais do que ganhando. Se você não tiver controle sobre essa informação, não consegue dizer se suas finanças estão saudáveis.

O problema é quando essa situação só fica evidente em uma crise financeira, pois aí pode ser tarde demais. Acabamos ficando com aquele sentimento de “ah, se eu tivesse feito isso tempos atrás!”. Então, esse é o momento para começar a se preocupar realmente com a saúde financeira da sua empresa.

Você não consegue saber se está tendo resultados positivos

Sendo você um funcionário que gasta pela empresa e pede reembolso ou o responsável pela gestão de despesas, não é possível saber se suas ações estão dando resultado se não levar em consideração o quanto está gastando com elas. Sejam custos com viagens, gastos com reuniões, transporte, até almoços que teve com possíveis clientes. Tudo isso gera despesas corporativas que devem ser consideradas se quiser medir o retorno financeiro de suas ações.

Muitas vezes, o fechamento de uma venda não significa lucro para uma empresa. Dependendo dos gastos envolvidos, uma organização acaba ficando mais saudável financeiramente – e, por consequência, tendo resultados mais positivos – quando não conquistas clientes problemáticos no sentido financeiro.

Reembolsar funcionários te tomará mais tempo do que deveria

Tenha você gestão de suas despesas corporativas ou não, o fato é que os funcionários precisam ser reembolsados pelos gastos que tiveram durante atividades corporativas.

Inclusive, para te ajudar, temos um Modelo Grátis de Planilha de Viagens Corporativas para download.

Se quiser ter uma forma de controlar isso de maneira mais prática e impedir que os funcionários percam horas e horas preenchendo relatórios de despesas, sugiro que conheça melhor o Espresso, onde todos os gastos ficam organizados em um local só fazendo com que você possa jogar a sua planilha de despesas no lixo.

O Espresso permite que, em poucos passos, você registre uma despesa corporativa no aplicativo. Com a despesa devidamente registrada, não há necessidade de acumular comprovantes ou cupons fiscais. Você pode jogá-los fora, como abordamos nesse artigo.

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