Eu preciso guardar as notinhas/cupons fiscais originais das despesas?

No contato com os clientes do Espresso algumas dúvidas são bem comuns. Entre elas, uma das mais comuns é: Usando o Espresso, que guarda meus comprovantes na nuvem, preciso guardar o comprovante físico original?

Algumas empresas acabam sendo orientadas por seus escritórios de contabilidade a guardar todos os papéis e, por isso, optavam por continuar com o processo burocrático e ruim de se fazer reembolso de despesas: usar planilhas de excel, malotes para enviar notinhas, etc.

Para resolver esse problema e tirar todas as dúvidas sobre a legislação que diz respeito a necessidade ou não de guardar as notinhas e cupons fiscais, consultamos o escritório TozziniFreire Advogados, um dos principais do Brasil, para nos emitir um parecer jurídico e orientar nossos clientes em relação ao melhor processo.

Para tentar deixar a explicação o mais simples possível, separamos em alguns tópicos. Se você tem interesse em saber os detalhes relacionados a opinião legal do escritório sobre o assunto, sugiro que leia todos os itens desta publicação. Caso o importante para você seja saber apenas a conclusão do assunto, pode pular para o final do texto que não vamos ficar tristes. rs

Vamos aos tópicos!

1 – Sua empresa é de Lucro Real,  Lucro Presumido ou Simples Nacional?

Este debate é relevante apenas para clientes do Espresso que operam sob o regime de Lucro Real. O motivo é muito simples: apenas empresas de lucro real podem fazer dedução de despesas com viagens, transportes e alimentação. Logo, somente nesses tipo de regime de empresa que haveria interesse do fisco em auditar essas informações para verificar a possibilidade de fraude.

Se você é do Simples Nacional ou Lucro presumido, percebeu que não precisa guardar o papel e esse era o impedimento para você testar o Espresso, sugerimos que acesse este link e comece o seu teste por 7 dias grátis agora mesmo. Você não precisa guardar o comprovante físico.

Se sua empresa é de lucro real, continue lendo o texto sobre guarda de comprovantes fiscais, pois ele é bem esclarecedor.

O que a lei diz sobre a guarda dos documentos e notinhas fiscais?

Alguns artigos foram levados em consideração na criação do Legal Opinion do escritório TozziniFreire. Vamos falar sobre cada um deles e ressaltar os pontos importantes para a aplicação no uso do Espresso.

Lei nº 9430/1996 – Artigo 37

Esta é a lei que rege a guarda de documentos e, em seu artigo 37, diz:

Art. 37. Os comprovantes da escrituração da pessoa jurídica, relativos a fatos que repercutam em lançamentos contábeis de exercícios futuros, serão conservados até que se opere a decadência do direito de a Fazenda Pública constituir os créditos tributários relativos a esses exercícios

Ponto importante: A guarda de documentos é obrigatória, mas não há expressão clara sobre o método de armazenamento, se físico ou virtual. Não há nem especificação se é preciso guardar originais ou se são aceitas cópias.

Lei  5172/1966

No Código Tributário Nacional, ao falar sobre procedimentos de fiscalização tributária, diz:

Art. 195. Para os efeitos da legislação tributária, não têm aplicação quaisquer disposições legais excludentes ou limitativas do direito de examinar mercadorias, livros, arquivos, documentos, papéis e efeitos comerciais ou fiscais, dos comerciantes industriais ou produtores, ou da obrigação destes de exibi-los.
Parágrafo único. Os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados serão conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram.

Ponto importante: Mais uma vez não é citada a forma de armazenamento dos documentos. Por falta de determinação, as empresas acabaram optando por guardar comprovantes originais sem saber se, de fato, era necessário.

O que a lei diz sobre a apresentação dos documentos?

Há um movimento muito grande na tentativa de modernização dos processos de receita e de apresentação de documentos. Entre todas as movimentações, as principais são:

1 – Em 10 de julho de 2012, foi publicada a Lei º 12682/12 que trata da elaboração e do arquivamento de documentos em meios digitais.

2 – Em outubro de 2013, o Decreto nº  70.235/72, que regulamenta o processo administrativo tributário, foi modificado para permitir que termos processuais fossem formalizados em formato digital.

3 – Em 2016, a Receita Federal Brasileira editou a Instrução Normativa nº 1608/2016, determinando que todas as discussões de processos administrativos seja feita por meios digitais. Não são mais aceitos documentos físicos e, mesmo que isso se torne necessário por problemas técnicos, esses documentos serão digitalizados.

Se sua empresa passar por algum procedimento desses, provavelmente você já teria que digitalizar todos os documentos.

4 – Nos termos do Decreto nº 70235/72, os documentos armazenados eletronicamente passam a ter o mesmo valor que documentos originais.

5 – Em dezembro de 2016, a Receita Federal editou a portaria nº 1674/2016, permitindo que os fiscais descartem os documentos físicos que forem apresentados também de forma eletrônica.

Como podemos notar, uma vez validados e digitalizados, os documentos passam a ter o mesmo valor probatório de documentos originais.

O que a lei diz sobre usar fotos como meio de prova?

Este já é um assunto bem mais avançado no que diz respeito a legislação. Vamos ver alguns artigos que falam sobre o assunto:

Código de Processo Civil – Artigo 422

Qualquer reprodução mecânica, como a fotográfica, a cinematográfica, a fonográfica ou de outra espécie, tem aptidão para fazer prova dos fatos ou das coisas representadas, se a sua conformidade com o documento original não for impugnada por aquele contra quem foi produzida.
§ 1º As fotografias digitais e as extraídas da rede mundial de computadores fazem prova das imagens que reproduzem, devendo, se impugnadas, ser apresentada a respectiva autenticação eletrônica ou, não sendo possível, realizada perícia.

Ponto importante: Toda foto pode ser usada como prova, mediante perícia ou autenticação.

Código de Processo Civil – Artigo 436

A parte, intimada a falar sobre documento constante dos autos, poderá:
I – impugnar a admissibilidade da prova documental;
II – impugnar sua autenticidade;
III – suscitar sua falsidade, com ou sem deflagração do incidente de arguição de falsidade;
IV – manifestar-se sobre seu conteúdo.
Parágrafo único. Nas hipóteses dos incisos II e III, a impugnação deverá basear-se em argumentação específica, não se admitindo alegação genérica de falsidade.

Ponto importante: A autenticidade da foto pode ser impugnada, mas para isso é necessário que seja fundamentada, não sendo possível apenas o uso de alegações genéricas.

Código de Processo Civil – Artigo 429

Incumbe o ônus da prova quando:
I – se tratar de falsidade de documento ou de preenchimento abusivo, à parte que a arguir;
II – se tratar de impugnação da autenticidade, à parte que produziu o documento

Ponto importante: Em caso de impugnação de autenticidade, o ônus de provar que o documento é autêntico é daquele que produziu o documento. Em caso de falsidade, o ônus da prova é daquele que alega falsidade.

No caso de uma viagem, por exemplo, todo o contexto em que a viagem foi feita e seu histórico poderiam servir de meio de prova para comprovantes de despesas

O que a lei diz sobre a durabilidade dos documentos?

Você já tentou guardar essas notinhas, que são impressas em papéis termossensíveis, por 5 anos?

Mesmo que armazenados da melhor forma possível, esses documentos são muito sensíveis e desbotam e rasgam com muita facilidade. Como é possível exigir a apresentação física de um documento que muito facilmente pode perder o seu conteúdo?

Nesse sentido, o Superior Tribunal de Justiça entendeu que o contribuinte não pode ser prejudicado com o desgaste natural do comprovante original.

Conclusão

Comprovantes impressos em papeis termossensíveis

Falando especificamente sobre os comprovantes impressos em papéis termossensíveis (aquele papel usado na impressão de notas e cupons fiscais), a conclusão do escritório TozziniFreire, baseado nos artigos e em casos análogos, é que a guarda deles é impossibilitada em razão do desgaste natural.

Logo, em cima dessa informação, o Superior Tribunal de Justiça entendeu que, sendo praticamente inviável a manutenção desses papéis, o contribuinte não pode ser prejudicado por não ter o documento físico

Demais comprovantes

Quanto aos demais comprovantes, impressos em outros tipos de papéis, devem ser consideradas duas informações importantes:

1 – A legislação tributária que fala sobre guardar documentos não exige a sua guarda física e não é específica em relação a forma em que o documento deve ser armazenado (artigo 37 da lei nº 9430/1996 e artigo 195 do código tributário nacional). Entretanto, mesmo havendo um esforço legislativo muito grande, ainda não existe uma lei que fale especificamente sobre a veracidade de documentos digitais. É necessário se basear no restante da legislação existente.

2 – Apesar do item 1, o contribuinte que pretende jogar fora o comprovante de despesas de papel possui a segurança de poder apresentar uma foto desse documento ao fiscal, em caso de fiscalização. Caso a autenticidade da foto seja impugnada, é possível comprovar sua veracidade através da comprovação de que os fatos realmente ocorreram.

Em caso de despesas de viagem, por exemplo, todo o histórico e o contexto da viagem poderão servir como meio de prova.

Ficou claro? Ainda tem alguma dúvida?

Caso tenha interesse de saber mais sobre essas informações e sobre o Legal Opinion do escritório TozziniFreire, não deixe de contatar nossa equipe através do contato@espressoapp.com.br.

Se conseguimos tirar todas as suas dúvidas e você acredita que agora o Espresso conseguirá atender a sua demanda, você pode começar a testar o Espresso agora mesmo acessando a página de cadastro.