Funcionário perdeu a notinha fiscal de uma despesa: o que eu faço?

Viajar a trabalho é uma situação muito comum nas empresas. Seja para uma simples reunião, um almoço com cliente/prospect e até uma longa viagem mesmo, essas situações geram despesas que, normalmente, são pagas pelo próprio funcionário e reembolsadas pela empresa posteriormente.

Todas essas despesas corporativas precisam ser comprovadas para que o reembolso ocorra de fato, e é aí que entramos no assunto desse artigo: caso o funcionário perca a notinha fiscal ou cupom do pagamento, qual a posição da empresa na situação?

Segundo a lei

Para empresas que operam no regime de Lucro real, o armazenamento dos comprovantes é obrigatório, portanto, caso ele não exista, a empresa estará impossibilitada de efetuar qualquer tipo de reembolso. Nesse caso, o prejuízo – infelizmente – é do funcionário que perdeu a notinha de pagamento.

Isso acontece pela necessidade de comprovação contábil em caso de transações para empresas desse tipo. Em resumo: se um pagamento for feito sem comprovante, pode gerar uma dor de cabeça imensa para a organização, já que não é possível provar para onde o dinheiro foi.

Nós fizemos um artigo sobre a necessidade de armazenar cupons fiscais fisicamente. Se interessar, você pode acessá-lo aqui: Eu preciso guardar as notinhas/cupons fiscais originais das despesas?

E para empresas operando em outro regime?

Para empresas que operam no regime de Simples Nacional ou Lucro presumido, não há necessidade de comprovantes para que os reembolsos sejam efetuados. Contudo, apesar de possível, esse tipo de situação possibilita que fraudes financeiras – mesmo que pequenas – aconteçam e aí teremos uma situação mais problemática para ser resolvida.

Então, qual a saída para essa situação?

Do ponto de vista empresarial, a única forma de lidar com a solicitação de reembolsos sem comprovantes é bem simples: deixar explícito na política de reembolso corporativo que, na ausência de comprovantes, o colaborador precisará arcar com o prejuízo. Essa regra, quando comunicada de forma clara e para todos os colaboradores, evitará qualquer situação constrangedora entre funcionário e departamento financeiro. Portanto, a sua política precisa ser bem elaborada para que não haja nenhuma dúvida sobre os procedimentos.

Solução: garanta que as notas não sejam perdidas!

Com esses problemas apresentados – e muitos outros que não mencionamos aqui – é que sugerimos a utilização do Espresso. Além de ser uma ferramenta extremamente eficaz no controle do processo de reembolso, os usuários não precisarão correr o risco de perder ou danificar as notinhas – precisando, assim, arcar com o prejuízo financeiro.

O Espresso possibilita que os comprovantes sejam registrados logo após sua emissão, minimizando drasticamente os problemas que poderão acontecer no futuro. Tudo é feito em poucos passos, diretamente do smartphone e com controle total dos gastos por parte do departamento financeiro da empresa.

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