Leis Trabalhistas x Reembolso de despesas: Integração ao salário

O pagamento de reembolsos envolve algumas dúvidas relacionadas a legislação trabalhista. Como funcionam os encargos? Devo obrigatoriamente pagar as despesas de viagens dos meus funcionários? O reembolso faz parte do salário?

Esse assunto ficou ainda mais complicado com o surgimento da reforma trabalhista, que altera alguns pontos relacionados ao assunto.

Pensando em todas essas dúvidas, resolvemos criar uma série de publicações que abordarão a legislação trabalhista aplicada ao reembolso de despesas. Se tiver alguma dúvida, não deixe de comentar no post.

O assunto de hoje é: Integração ao salário.

Para facilitar esse conteúdo, separamos esse assunto em algumas perguntas que você verá abaixo:

Reembolso x diária de viagem: o que entra no salário?

Antes de tudo, é importante entender qual a diferença entre os dois. Vamos lá!

Diária de viagem é quando a empresa estipula algum valor que depositará para o funcionário diariamente em caso de viagem. Valor estipulado unilateralmente que tem como princípio ajudar nos custos de alimentação, transporte e hospedagem em viagens.

Independentemente da legislação, a prática de diárias de viagem não é recomendada, pois em tempos de necessidade do controle de gastos, a empresa simplesmente pagar um valor independente da comprovação dos gastos fará com que, sem dúvidas, ela jogue dinheiro fora.

Diferente das diárias de viagem, o reembolso de despesas acontece quando o funcionário gasta o seu próprio dinheiro em uma viagem ou qualquer outra atividade que faça parte do trabalho e depois solicita o reembolso desse gasto.

Mas e a legislação? O que ela diz?

Para ambos os casos, não se configura parte do salário. No caso de reembolso de despesas, é importante que as despesas sejam comprovadas através de documentos como cupons fiscais.

Nesse ponto, é bem importante dizer que não há a necessidade de guardar os comprovantes originais. Você pode usar o Espresso para registrar as despesas e guardar os comprovantes fotográficos. Para entender melhor porque pode jogar o papel fora, acesse nossa publicação “Preciso guardar as notinhas/cupons fiscais originais das despesas?”.

Devo recolher impostos ou depositar FGTS para esse tipo de pagamento?

Não, não há a necessidade.

Como dissemos no nosso primeiro tópico, esse tipo de pagamento não configura salário do funcionário.

Porque não configura salário?

É simples entender o motivo. Essas despesas são gastos comprovados que os funcionários tiveram durante o trabalho e que o próprio funcionário comprovou. Logo, não configuram parte da remuneração e não devem recolher impostos ou depositar FGTS.

O que a legislação diz sobre adiantamentos?

Diferente do reembolso de despesas, algumas empresas tem o costume de fazer uma previsão de quanto o funcionário vai gastar e fazer um adiantamento. Durante as despesas, esse funcionário vai guardando os comprovantes e depois presta contas.

Não há regra explícita especificamente para adiantamentos. Nesse caso, a regra é basicamente a mesma dos reembolsos de despesas. Basta que na prestação de contas o funcionário comprove as despesas que teve através das notinhas/cupons fiscais.

Como faço para comprovar as despesas?

Para isso, basta fazer os seus relatórios de despesas de viagem e provar os gastos através das notinhas e comprovantes fiscais.

Nesse momento o Espresso te ajuda a automatizar esse processo. Você terá um app no seu celular onde poderá lançar suas despesas separadas por categorias e anexar fotos dos comprovantes. Nós criaremos os relatórios para você e acabará a necessidade de enviar comprovantes por malotes ou ficar horas preenchendo planilhas de excel.

E aí, ficou com alguma dúvida? Se sim, converse com a nossa equipe para entender como o Espresso poderá te ajudar nesse assunto.