Nota de Débito e Tributação de Reembolsos para Consultorias e Projetos

Muito comum no dia a dia de consultorias e empresas que trabalham no formato de projetos para clientes, o reembolso de despesas pelo cliente final é um assunto ainda polêmico e que divide opiniões: “Devo emitir nota fiscal e pagar os tributos em cima desses valores?”,  “Eles são despesas administrativas que viabilizam o serviço ou são custos do serviço?”, “As famosas Notas de débito são suficientes para conseguir receber do meu cliente?”.

Vamos tratar nesse post essas e outras perguntas.

Para ficar mais fácil o entendimento, usaremos como exemplo casos de consultorias.

Conceitos básicos

Antes de começarmos vale a pena dar uma repassada no conceitos básico do que efetivamente é ou define Receitas, Despesas e Custos. Eu sei, você vai dizer “Ah, isso foi a primeira coisa que eu aprendi sobre administração, não preciso rever isso”. Eu entendo, o conceito é simples, mas quando entramos na prática do dia a dia eles podem acabar se misturando. Se mesmo assim você não quiser passar por essa revisão, pode pular para o próximo tópico: Reembolso de despesas.

Receitas

De uma maneira bem formal, podemos definir receita da seguinte forma:

“O conceito de receita acha-se relacionado ao patrimônio da pessoa. Quem aufere receita, recebe um valor que vem alterar o seu patrimônio a sua riqueza.

Receita, do latim “recepta” é o vocábulo que designa recebimento, valores recebidos. Receita é o vocábulo que designa o conjunto ou a soma de valores que ingressam no patrimônio de determinada pessoa.

Podemos definir receita como toda entrada de valores que, integrando-se ao patrimônio da pessoa (física ou jurídica, pública ou privada), sem quaisquer reservas ou condições, venha acrescer o seu vulto como elemento novo e positivo.”

Prestem atenção na parte que se refere ao patrimônio, vai ser bem importante para o nosso tema. Receita é o ingresso de valores para a empresa pela venda de produtos ou prestação de serviços, por exemplo, e que constituem um incremento no patrimônio da empresa.

Despesas

São consideradas despesas os gastos que não estão relacionados com a atividade primária da empresa. Gastos administrativos, folha de pagamento, despesas fixas como aluguel, água, energia, gastos com vendas e marketing, são alguns exemplos de despesas que geralmente não estão vinculadas à atividade fim do negócio.

Custos

Estes sim são os gastos ligados diretamente à atividade principal da empresa. No caso de produto, a matéria-prima para a produção de um determinado item é um custo, e não uma despesa, por exemplo.

Já no caso de prestação de serviços, como nas consultorias, essa definição já não é tão simples assim e essa incerteza é o fator que nos motivou a escrever esse artigo sobre notas de débito. Um exemplo de custo de uma consultoria seria a hora do consultor, que essa sim deve ser contabilizada em uma Nota Fiscal e serem pagos todos os tributos.

E os gastos que o consultor teve para prestar o serviço? São custos ou despesas? Vamos detalhar melhor essa questão no próximo tópico.

Reembolso de despesas

Quando tratamos do reembolso entre empresa e funcionário – no nosso exemplo da consultoria com os consultores – o processo já é mais claro. O consultor precisa acumular os comprovantes e prestar conta para a empresa, que por outro lado precisa reembolsar o seu consultor, pois esse são gastos feitos em nome da pessoa jurídica. Inclusive se esse processo te incomoda pela burocracia que gerar essas notinhas de papel e relatórios de excel, já ouviu falar do Espresso?

Do outro lado, surge a dúvida se quando a empresa cobra o seu clientes por esses gastos que seu colaborador executou, configura-se um custo inerente ao serviço ou apenas um reembolso de despesas. Você sabe a resposta?

A resposta é: Depende (achou que ia ser fácil né? rs)

No nosso entendimento, reembolsos de despesas caracterizam-se por valores que efetivamente foram pagos pela contratada/empregado, no caso, consultoria e consultor, mas que correspondem à despesas ou custos da contratante/empregadora (cliente final), não constituindo acréscimo patrimonial (lembra do acréscimo patrimonial??). Por esse motivo, a empresa não precisa contabilizar pelo seu seu serviço. Nesse caso, é necessário apenas ressarcir o colaborador daquele gasto, pois esses gastos específicos não constituem parte do serviço e, por esse motivo, não precisam ser tributados. Aqui temos um caso onde é possível cobrar o seu cliente através de nota de débito.

Vale ressaltar que os valores decorrentes do preço do serviço devem ser justificados por meio de Nota Fiscal e recolher toda a tributação decorrente corretamente. Em alguns casos, empresas buscam desqualificar os recebimentos de receita tributável para reembolso de despesas na tentativa de diminuir a base de cálculo dos tributos, o que não constitui prática correta. Nesse tipo de fraude ou erro, este procedimento pode acarretar penalidades em uma eventual fiscalização.

Logo, despesas de viagem, alimentação, descolamento que viabilizam a execução de um projeto fora do local que fisicamente está a empresa ou consultoria são consideradas reembolso por não realizar acréscimo ao patrimônio da empresa, e assim, poderão ser cobrados através de uma nota de débito e não deve gerar tributos. E não sou eu que estou falando. É o próprio E. STJ:

“TRIBUTÁRIO. IMPOSTO SOBRE SERVIÇOS DE QUALQUER NATUREZA. BASE DE CÁLCULO. REEMBOLSO DE DESPESAS DE VIAGEM, ALIMENTAÇÃO E ESTADA DE EMPREGADOS QUANDO DA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS EM OUTRA LOCALIDADE. NÃO INCIDÊNCIA DO ISSQN.

  1. A base de cálculo do ISS é o preço do serviço, consoante disposto no art. 9º, caput, do Decreto-Lei no 406/68.
  2. Destarte, o preços do serviço é a contraprestação que o tomador ou usuário do serviço deve pagar diretamente ao prestador, vale dizer, o valor a que o prestador faz jus, pelos serviços que presta.
  3. Consectariamente, as despesas realizadas com viagens, alimentação e estada de funcionários, para prestação do serviço em localidade diversa do estabelecimento do prestador, ostentam natureza indenizatória em virtude do repasse ao contratante para posterior reembolso, não integrando a remuneração pelo serviço prestado, porquanto não realizadas em favor de quem as efetuou. (…)”

Como se prevenir de (muita) dor de cabeça?

Algumas empresas, para garantir que não serão autuadas em um evento de fiscalização, acabam por colocar esses valores dentro da Nota Fiscal mesmo. Simples né? Nem tanto.

Alguém tem que pagar a conta, e geralmente é o cliente final. Quando uma empresa paga tributos por esse tipo de despesa, ela acaba repassando esse valor para o cliente, aumentando o valor do preço do seu serviço. Para o cliente isso é ruim (óbvio), pois vai pagar mais pelo mesmo e para a consultoria isso também não vem sem consequências, dado que com um preço mais alto você pode perder competitividade e eventualmente, o próprio cliente.

Mas então como se prevenir e permitir que eu possa usar notas de débito e não ser tributado por essas despesas? Temos algumas dicas práticas para você:

  1. O reembolso das despesas deve estar expressamente previsto nos contratos assinados entre o contratante/empregadora e contratado/empregado;
  2. As despesas devem referir-se a gastos necessários, usuais e devidamente comprovados por meio de recebidos e/ou notas fiscais;
  3. As despesas não devem tentar disfarçar efetivos custos da prestação de serviços do contratante/empregador, mas sim se limitarem a valores necessários à conclusão dos serviços e que carecem de reembolso;
  4. O valor reembolsado para os colaboradores deve ser idêntico ao cobrado dos clientes. Não ganhe dinheiro com isso! Essa prática constitui acréscimo de patrimônio e pode te colocar em maus lençóis com a receita;
  5. E por último, mas não menos importante, controle suas despesas com uma ferramenta que facilite a prestação de contas e o reembolso.

Não podemos deixar de ressaltar o último ponto. Para que haja legalidade na realização de reembolsos, é imprescindível que se comprove a origem das despesas, assim como realize a guarda dos recibos, notas ficais e outros documentos demonstrativos dos gastos despendidos.

Usar uma ferramenta idônea que facilita não só a prestação de contas como a criação de notas de débitos vai te ajudar a prevenir situações indesejadas com seus colaboradores, clientes e com o fisco. O Espresso hoje resolve esse problema para dezenas de consultorias e empresas de projeto e também pode te ajudar! Quer um parecer jurídico (grátis!) sobre esse assunto, com jurisprudência, e conhecer melhor nossa ferramenta? Basta acessar www.espressoapp.com.br e solicitar uma demonstração!