Nova funcionalidade: Tags

Centro de custos, projetos, clientes, ordem de serviço, o que você quiser. Agora você pode classificar todos os seus relatórios usando a nossa nova funcionalidade: Tags. Essas tags poderão ser filtradas em nosso dashboard para você conseguir responder algumas perguntas bem frequentes como:

Quanto o centro de custo marketing teve de gastos esse mês?

Quanto de gastos que tive com reembolsos para o Cliente X?

Para vender para o Cliente Y, tive essa quantidade de gastos com viagens. Valeu a pena?

Esses são apenas alguns exemplos de muitos outros que poderá captar com uso das tags. Essa é uma funcionalidade que trará uma visão gerencial muito maior para a nossa plataforma.

Para explicar melhor a funcionalidade, separamos esse conteúdo nas seguintes partes:

Como funciona?

Seguindo o nosso tutorial abaixo, você poderá criar quantas tags quiser separadas por grupos como Centro de Custos, Projetos, Clientes ou qualquer outro grupo que quiser.

Cada grupo de tag será de uma cor e você poderá vincular essas tags aos relatórios.

Ex: Esse relatório de despesas é vinculado as tags #comercial e #clienteY

Tanto na tela de relatórios quanto no dashboard você poderá aplicar o filtro de tag (além dos filtros já existentes de data, usuários e times) para ter uma visão gerencial sobre os gastos da sua empresa.

Você também pode ver o vídeo tutorial da funcionalidade

Como cadastrar novas tags?

Como pode ver no gif abaixo, o primeiro passo é criar o seu primeiro grupo de tags. Para isso, basta acessar a aba Configurações > Tags > Criar meu primeiro grupo de tags. Depois é só escolher o nome do seu grupo de tags (nesse exemplo, fizemos “Centro de Custos”) e a cor que quer usar para esse grupo.

Como cadastrar novo grupo de tags

Após criar o grupo, o próximo passo é adicionar todas as tags que fazem parte desse grupo. No caso desse grupo “Centro de Custos”, a maior parte das empresas organiza isso por departamentos.

Ex: Treinamento, Marketing, Comercial, Pesquisa e Desenvolvimento, Recursos Humanos.

Como pode ver no gif abaixo, para cadastrar as tags, basta clicar no + e começar a digitar as tags. A cada vez que apertar a tecla enter, ele criará uma tag.

Como adicionar as tags

Tag ativa, Tag desativada e tag excluída. Qual a diferença?

Após cadastrar suas tags, você verá que aparecerão as opções TAGS ATIVAS e TAGS DESATIVADAS. Entenda abaixo o que elas são:

Tags ativas: essas tags poderão ser vinculadas a relatórios e aparecerão nos filtros

Tags desativadas: Ao desativar uma tag, ela não poderá mais ser vinculada a relatórios, mas continuará aparecendo nos filtros.

Tags excluídas: Ao selecionar a opção excluir, você deletará a tag permanentemente e, além de não conseguir mais vincular a relatórios, também não terá como visualizá-la no filtro.

Qual a melhor forma de aplicar as tags na minha empresa?

Apesar de poder usar as tags de forma bem livre seguindo o processo da sua empresa, quando conversamos com os nossos clientes, algumas aplicações pareceram mais recorrentes e já podem ser um bom começo.

Centro de custos

Como já falamos um pouco acima, para a maior parte das empresas os centros de custos são os departamentos, mas há variação em alguns casos. Separar os gastos por centro de custos já seria um começo bem interessante

Ex: Marketing, Treinamento, Pesquisa e Desenvolvimento, Recursos Humanos, Comercial, Customer Success, etc.

Projetos

Muitas empresas preferem organizar os gastos por projetos. Essa prática é muito comum principalmente em empresas de consultoria e software. Como você poderá cadastrar quantas tags quiser e também desativá-las (quanto o projeto acabar, por exemplo), essa pode ser uma ótima aplicação das tags.

Ex: Projeto implantação Empresa X, Evento de final de ano, Congresso de Vendedores, etc.

Clientes

Despesa dos funcionários é um gasto que impacta diretamente na rentabilidade de um cliente. O quanto esse cliente paga para mim vale o valor que gasto com ele? Para isso, criar um grupo de tags Clientes pode ser uma boa solução.

Ex: Cliente X, Cliente Y, Cliente Z.

Outros casos

Esses 3 acima são os que mais escutamos de nossos clientes, mas como já ressaltamos, você tem liberdade de separar os grupos da forma que quiser. Alguns casos que também já tivemos contato foram Ordens de Serviço e separar vendas e pós venda, por exemplo.

Como vincular tags aos relatórios?

Após criar todas as tags, elas já estarão disponíveis para associar aos relatórios. Fazer isso é muito simples.

Como pode ver no gif abaixo, após submeter o relatório pelo app, ele aparecerá automaticamente na web. E é na web que você vinculará as tags.

Basta acessar o relatório, clicar em vincular tags e selecionar as tags que deseja usar.

Como vincular as tags

No caso acima, o relatório é do centro de custo “Tecnologia da Informação”, projeto “Implantação ERP” e cliente “Yoda Negócios” e quando fizer os filtros na página de relatórios ou no dashboard, eles aparecerão.

Como funcionam os filtros?

O filtro está disponível em duas abas da nossa plataforma: Relatórios e Dashboard. E ele funcionará da mesma forma em ambas as páginas.

Como pode ver no gif abaixo, na página de relatórios, basta clicar em “Filtrar visualização” e escolher quais parâmetros deseja usar, que só retornarão os relatórios vinculados a essas tags.

 

filtro de tags na página Relatórios

O mesmo filtro funcionará na tela do dashboard e mostrará um relatório gerencial com visão bem legal das despesas separadas em gráficos.

filtro de tags na página Dashboard

E aí, ficou com alguma dúvida? Você pode acessar o campo “Ajuda” onde ficam todos os nossos tutoriais, enviar um email para contato@espressoapp.com.br ou entrar em contato através do nosso chat.