O que considerar na hora de contratar um sistema para melhoria de processos internos

Independente do tamanho e faturamento da empresa, é necessário ter um controle muito apurado sobre investimentos, principalmente quando falamos de softwares para a melhoria de processos. Além de realizar uma mudança da rotina de um setor, a adoção de um novo sistema precisa ser feita com um objetivo em mente, afinal, ninguém gosta de perder tempo e dinheiro com atividades que não levam à lugar nenhum.

O que precisamos considerar, então, na hora de repensar um processo e buscar melhorias de software para ele? É justamente isso que iremos abordar nesse artigo.

Qual o objetivo do sistema que você quer contratar?

Esse é o ponto principal para a escolha de qualquer sistema empresarial. Que tipo de problema você precisa resolver? Essa resposta precisa estar bem clara, senão a busca por uma solução pode ser afetada.

O Espresso, por exemplo, resolve os problemas de controle e reembolso de despesas corporativas. Ele age diretamente no processo manual, que muitas empresas fazem, para resolver o problema e contribuir com uma redução de até 80% do tempo.

Sendo assim, é importante entender a dor real que seu processo cria e como você poderá resolvê-la. Com isso em mente, a busca por um software será muito mais simples.

Tempo para implantação do sistema

Lembre-se que você está interferindo em um processo empresarial, que certamente envolve algumas pessoas e que há uma dor para ser resolvida. Portanto, é importante entender e alinhar as expectativas com todos os envolvidos em relação ao tempo necessário para que um novo sistema esteja funcionando dentro da sua empresa

Esse é uma questão comum, pois dificilmente uma solução mágica surgirá do dia para a noite para consertar/melhorar um processo ruim. A questão é que você precisa ter consciência desse prazo para saber em quanto tempo a situação será resolvida.

Tempo para adoção do novo processo

Sistema implantado e funcionando, agora precisamos saber em quanto tempo as pessoas precisarão, de fato, para utilizar o sistema plenamente.

De nada adianta implantar um sistema em 2 meses se a utilização básica do mesmo demorar 2 anos. É preciso que o processo de treinamento seja simples e fácil, já que você precisa resolver um problema existente.

Dinheiro

É claro que a solução precisa estar adequada com a realidade da sua empresa, mas não é esse o tópico que iremos discutir aqui. Neste tópico falaremos sobre o custo benefício que um sistema traz.

O exercício é olhar para seu processo, do jeito que ele é hoje, entender onde está o problema e quanto ele prejudica a sua empresa financeiramente. Inclusive, é importante levar em consideração que não podemos esquecer o quanto gastamos com horas de funcionários, por exemplo, que é um dos recursos mais caros de uma empresa. Com esses dados em mãos, você terá noção do quanto irá economizar com o investimento em uma solução, por mais que ela pareça cara em um primeiro momento.

Quando colocamos cada valor na ponta do lápis – e entendemos que estamos perdendo dinheiro – podemos relativizar o valor de uma solução e ver que o custo benefício de sua adoção é muito melhor.

Neste tópico estamos considerando ferramentas que trazem economia de dinheiro, mas nem sempre é esse o ponto. Muitas vezes uma ferramenta pode trazer novos custos fixos, mas melhorar significamente a produtividade de uma área, por exemplo.

Suporte

Objetivo definido, tempos estimados e valores conhecidos. Agora é a hora de saber como será o suporte em caso de problema – e esse é um ponto fundamental na escolha de um sistema.

Os problemas acontecem e isso é fato. Mas como a fornecedora da solução trata isso é a grande diferença. Considere soluções que ofereçam suporte total e disponibilidade para as situações indesejadas.

Segurança das informações

Quando falamos de soluções em software, também precisamos nos atentar com a segurança das informações registradas no sistema. Existe uma política para garantir que meus dados estão seguros? Mesmo em soluções não sensíveis, a segurança da informação precisa existir, não somente para o acesso não autorizado aos dados, mas também para situações catastróficas, como a perda das informações e coisa do tipo.

Atualização do sistema

Por último e tão importante quanto os outros tópicos, está a atualização do sistema. E, para identificarmos isso, podemos fazer algumas perguntas básicas:

  • Qual a frequência que as atualizações acontecem?
  • Essas atualizações trazem melhorias nas funcionalidades?
  • As atualizações são gratuitas para os clientes?
  • Em caso de falhas no software, qual o tempo para resolução e atualização do sistema?

Essas 4 perguntas já dizem muito sobre a solução contratada. Fique longe de sistemas que não recebem atualizações, seja para melhoria de desempenho ou adição de novas funcionalidades. Você estará investindo tempo e dinheiro em um produto que, certamente, irá trazer problemas no futuro.

Além disso, uma solução completa hoje pode ser obsoleta daqui pouco tempo, então é bem importante você sentir que o seu fornecedor está preocupado em acompanhar evoluções do mercado e melhorar a ferramenta em si.

Conclusão

Para empresas que desejam evoluir e desempenhar melhor no mercado, é necessário que haja uma constante preocupação com o desperdício de tempo e melhoria dos processos. Em muitas situações, existem soluções que poderão transformar diversas áreas da sua empresa. Pesquise bastante, considere os pontos que abordamos e vá em busca da evolução para sua organização.


O Espresso é uma plataforma que nasceu para resolver os problemas de controle e pedidos de reembolso de despesas corporativas. Com soluções para a web e smartphone (Android e iOS), conseguimos evitar o desperdício de tempo e dinheiro que as empresas tem com processos manuais de prestação de contas. Se você precisa dessa solução, solicite uma demonstração.