O que é Reembolso de Despesas Corporativas?

Praticamente todas as empresas – sejam pequenas, médias ou grandes – possuem uma equipe que visita clientes, faz reuniões e, consequentemente, geram gastos que precisam ser reembolsados. Sejam eles refeições, hospedagem, combustível e outras situações rotineiras de uma viagem, o Reembolso de Despesas Corporativas é uma necessidade empresarial.

É lei, não tem jeito. As empresas devem arcar com todos esses gastos que estejam relacionados à atividades do trabalho. Porém, para que o reembolso seja possível, é necessário que o colaborador registre cada despesa paga e guarde o comprovante para “provar” o gasto, além de demonstrar que esse está adequado com as políticas de reembolso da organização.

Mas o que é o Reembolso de Despesas Corporativas?

O Reembolso de Despesas Corporativas consiste na devolução dos valores financeiros gastos – e comprovados – por um colaborador para reuniões, visitas ou viagens de trabalho. Essas despesas podem incluir transporte, hospedagem, alimentação e outros valores necessários para a execução da(s) tarefa(s).

Como as empresas geralmente fazem (Não recomendamos)

A grande e esmagadora maioria das pequenas e médias empresas (e até algumas grandes) tem o costume de controlar isso através do preenchimento de formulários ou até de planilhas de Excel entregues junto às notas fiscais para conferência.

Sim, é isso mesmo. Cada cupom fiscal gerado, em toda situação ocorrida na viagem, deve ser catalogado e entregue, assim a área financeira da empresa poderá conferir e validar se a despesa poderá ser reembolsada.

Ao receber esses documentos, o departamento financeiro (ou algum outro responsável por essa atividade) realiza a conferência dos cada valor registrado para verificar se os mesmos estão de acordo com a política de reembolsos da empresa, e posteriormente agenda o pagamento ao funcionário. E é justamente nessa hora que duas situações acontecem: gastos sem comprovante (por perda ou outro motivo) e a conferência de cada lançamento.

O que acontece se o funcionário perde o comprovante fiscal?

Do ponto de vista legal, a empresa – independente do tamanho – não precisa arcar com esse gasto, já que não há nenhum registro financeiro. Esse é um direito da organização e deve estar detalhado na política de reembolsos empresariais.

Já o funcionário – que deseja evitar esse tipo de situação – tem o dever de guardar cada comprovante, para depois catalogá-lo e entregá-lo para o financeiro da empresa. Apesar de trabalhoso, isso é fundamental para manter a organização e evitar qualquer problema futuro para ambas as partes.

A empresa pode reembolsar um funcionário que não apresentou o comprovante?

Depende. Esse tipo de prática é possível em dois tipos de empresa: Lucro Presumido e Simples Nacional. Para esses dois casos, não haverá problema em reembolsar colaboradores sem que um cupom fiscal exista – e nem é necessário armazená-los após o reembolso. Abordamos o assunto de arquivamento de comprovantes nesse artigo.

O problema é que a falta de um cupom fiscal para pedido de reembolso pode incentivar colaboradores a cometerem fraudes e, assim, acabarem prejudicando a empresa. Eis alguns exemplos de problemas possíveis nessa situação:

  • Ganho indevido: reembolsos para gastos inexistentes;
  • Itens proibidos pela política: reembolsos de itens não permitidos em horário de trabalho, como bebidas alcoólicas;
  • Problemas contábeis: para empresas de Lucro Real, elas seriam afetadas pela falta de um documento que justifique a saída de dinheiro do caixa da empresa – em caso de solicitação dos comprovantes pela receita federal.

Com essas situações apresentadas, chegamos à 2 conclusões:

  • Empresas de Lucro Presumido ou Simples Nacional PODEM reembolsar colaboradores sem comprovantes, mas não DEVEM;
  • Empresas de Lucro Real não DEVEM reembolsar gastos corporativos sem comprovantes.

Já parou pra pensar quanto dinheiro a empresa gasta com isso?

Esse tipo de situação – na maioria dos casos – não é de conhecimento da empresa. É comum que exista alguma pessoa dedicada à conferência das cupons fiscais e das planilhas, mas isso gera um desperdício de tempo e recursos que acabam afetando o caixa da empresa. E essa situação passa – muitas vezes – despercebida por todos.

Para isso, vamos fazer um exercício rápido: a Analista Financeira Ana dedica suas oito horas de trabalho de cada sexta-feira do mês para analisar cada comprovante e verificar os lançamentos nas planilhas. Ana, em sua função, está registrada com um salário de R$15 por hora. Com isso, cada sexta-feira de Ana – dedicados apenas à conferência para reembolso – custa R$120 à empresa.

Esse valor, se considerado um mês com 4 sextas-feiras, custaria à empresa R$480,00 mensais. Indo além e multiplicando pelos 11 meses que Ana trabalha no ano – já descontando as férias, faria com que a empresa gastasse com a Ana R$5.280,00 APENAS PARA CONFERIR CUPONS E PLANILHAS.

Lembre-se que esse é um exercício simples, que contempla uma situação simples e de apenas uma funcionária. A sua realidade pode e provavelmente é muito mais complexa que isso.

Você já considerou a quantidade de erros que podem acontecer? Livre-se disso!

Nesse processo de conferência – graças a burocracia que ela exige -, podem acontecer diversos problemas de registros errados na planilha, notinhas danificadas pelo armazenamento incorreto, desorganização de registros e comprovantes ausentes. Em empresas onde diversos colaboradores fazem esse tipo de processo, é muito comum que erros aconteçam, aumentando ainda mais o tempo de trabalho necessário por parte da Ana, e possibilitando que constrangimentos e situações inesperadas aconteçam.

Por isso é importante usar a tecnologia ao nosso favor para buscarmos uma solução que resolve esses problemas apresentados. O Espresso foi desenvolvido para deixar todo o processo de reembolso de gastos mais fácil, liberando tempo do departamento financeiro, minimizando as chances de erros e, principalmente, evitando que sua empresa gaste além do necessário.

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