Eu preciso guardar as notinhas/cupons fiscais originais das despesas?

No contato com os clientes do Espresso algumas dúvidas são bem comuns. Entre elas, uma das mais comuns é: Usando o Espresso, que guarda meus comprovantes na nuvem, preciso guardar o comprovante físico original?

Algumas empresas acabam sendo orientadas por seus escritórios de contabilidade a guardar todos os papéis e, por isso, optavam por continuar com o processo burocrático e ruim de se fazer reembolso de despesas: usar planilhas de excel, malotes para enviar notinhas, etc.

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Como criar uma Planilha de Despesas de Viagens Corporativas

Como criar uma Planilha de Despesas de Viagens Corporativas

A situação é a seguinte: você fará uma viagem à trabalho e precisará registrar as despesas que teve no período para, quando voltar, entregar para a sua empresa reembolsar. Cada gasto com alimentação, deslocamento entre locais, hospedagem, enfim, tudo o que precisar ser reembolsado precisará de um comprovante.

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5 dicas de gestão do tempo para se tornar um VENDEDOR NINJA

5 dicas de gestão do tempo para se tornar um VENDEDOR NINJA

O sucesso de um vendedor está ligado com algumas características importantes. Entre elas – e talvez uma das mais determinantes – está a gestão do tempo. A forma como o vendedor se organiza e divide o seu tempo diz MUITO sobre o tamanho do resultado que irá alcançar.

Na verdade essas dicas agregam para praticamente todas as profissões, já que o tempo está disponível de forma igual para todos, mas como o vendedor é um dos maiores responsáveis pelo resultado de uma empresa, é importante desenvolvê-las para se tornar um VENDEDOR NINJA.

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5 frases que ouvimos de quem não usa o Espresso

5 frases que ouvimos de quem não usa o Espresso

Quem precisa fazer o controle de reembolso de despesas sabe que o assunto causa certo incômodo, principalmente quando levamos em conta a burocracia que envolve todo o processo tradicional. Arquivar notas e cupons fiscais, cobrar planilhas dos funcionários e verificar cada item lançado é um processo que exige muito tempo e atenção. Continue lendo “5 frases que ouvimos de quem não usa o Espresso”

Vendas x Métricas: importância de medir resultados

Vendas x Métricas: importância de medir resultados

Quando falamos de vendas, estamos sempre ligados aos resultados. E, para sabermos se tudo está indo bem, só há uma forma de saber se uma tática que aplicou está dando certo: MEDIR.

Conhecer cada número e resultado é importante para entendermos o andamento das estratégias e – em caso de problemas – sabermos como podemos corrigir a situação ou minimizar os danos.

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O que é Reembolso de Despesas Corporativas?

O que é Reembolso de Despesas Corporativas?

Praticamente todas as empresas – sejam pequenas, médias ou grandes – possuem uma equipe que visita clientes, faz reuniões e, consequentemente, geram gastos que precisam ser reembolsados. Sejam eles refeições, hospedagem, combustível e outras situações rotineiras de uma viagem, o Reembolso de Despesas Corporativas é uma necessidade empresarial.
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Case: Entenda como a Ben Visa Vale simplificou o processo de reembolsos com o Espresso

O QUE É A BEN VISA VALE?

A Ben Visa Vale é uma empresa do Grupo Santander Brasil que trouxe de volta o cartão Visa Vale e lançou o novo cartão de benefícios alimentação e refeição do Santander. Hoje eles têm ajudado o RH das empresas a entregarem esse benefício aos seus colaboradores com o melhor custo-benefício.

Conversamos com Davi Leal, gestor financeiro da empresa, para entender como o Espresso ajuda hoje no processo de reembolso e prestação de contas dos seus colaboradores.

COMO FOI A MUDANÇA DO PROCESSO?

A empresa nasceu em 2018 e já iniciou as operações com o processo automatizado. Antes disso, faziam parte do Banco e utilizavam uma outra ferramenta.

Como possuem independência para contratar as suas próprias ferramentas, optaram pelo Espresso por simplificar o processo.

“O Espresso facilita o processo inteiro e é bem mais user friendly”.

 

A implantação começou em outubro de 2018 e desde então o processo está 100% automatizado dentro da plataforma do Espresso.

Hoje é a única forma dos colaboradores solicitarem reembolso.

QUAIS FORAM AS DIFICULDADES INICIAIS?

A Ben foi a primeira empresa piloto da parceria entre Espresso e Deloitte. Nessa parceria, empresas clientes da Deloitte podem usar o Espresso como ferramenta para prestação de contas e tudo é integrado ao ERP e a Deloitte para seguir fluxos de pagamento dos funcionários.

Como todo piloto, as dificuldades maiores foram no início, pois acompanharam de perto os ajustes e melhorias para o processo rodar de forma fluída e para vencer a mudança cultural dos funcionários. Para isso fizeram ações internas e contaram com apoio do time de BPO da Deloitte e do time de sucesso do cliente do Espresso.

“No início tivemos que fazer ajustes na integração e no desenho do processo para resolver a passagem das informações entre Espresso e Deloitte, mas hoje o processo está rodando normalmente”

 

Hoje a Ben, com os seus feedbacks, foi responsável por diversas melhorias no processo e ferramentas para que outras empresas tenham sucesso nessa parceria.

COMO ESTÁ O PROCESSO HOJE?

Hoje 100% dos reembolsos da Ben são controlados através da plataforma do Espresso. Os colaboradores da empresa utilizam o app para registrar suas despesas de viagem como transportes, alimentação e despesas pontuais e os gestores conseguem aprovar os relatórios diretamente pelo celular.

“Com a entrada da aprovação mobile, melhorou demais o processo de aprovação, pois os gestores não precisam mais acessar a plataforma”.

 

Para ajudar no processo de aprovação, também cadastraram na plataforma as políticas de gastos seguindo os mesmos critérios do Banco e hoje recebem alertas nas despesas que infringiram as regras e precisam olhar com mais cuidado.

Após aprovação, de forma automática os relatórios já são enviados para o ERP Oracle EBS e, dessa forma, a Deloitte já tem acesso à todas as informações das despesas e consegue dar continuidade na operação.

Após validação e pagamento, os relatórios são marcados como concluídos na plataforma e os funcionários são notificados que já estão com o dinheiro na conta.

“Todo esse processo realizado em menos de uma semana, pois foi desenhado um fluxo que permite que as aprovações sejam todas realizadas em um único dia da semana e o pagamento no dia seguinte.”

PONTOS INTERESSANTES DESSE CASE DE USO BEN + ESPRESSO

– Processo inteiro roda em menos de uma semana, pois as aprovações são feitas todas as segundas e o os relatórios de despesas já são passados para pagamento no fia seguinte.

– Todas as despesas são enviadas e aprovadas via mobile no app do Espresso

– O Espresso está integrado diretamente ao ERP Oracle EBS sem necessidade de nenhum input manual

– O BPO da Deloitte já recebe as despesas organizadas por relatórios automaticamente em uma rotina diária de envio

– Em pouco tempo tornou-se a forma oficial de reembolsos da empresa