Por que as políticas de reembolso de despesas corporativas são importantes?

Conforme sua empresa cresce, é muito importante que o controle financeiro seja feito de forma mais apurada para que não haja desperdício de dinheiro e para que, consequentemente, você não coloque a saúde financeira da organização em risco, bem como o seu futuro.

E quando falamos de despesas corporativas, é importantíssimo ficar de olho e controlar cada gasto e, mais importante do que isso, o que estará previsto na política de reembolso da empresa.

Você sabe o que é e qual a importância de uma política de reembolso de despesas corporativas? Então leia nosso artigo e descubra!

Política de reembolso de despesas corporativas: definição

Uma política de reembolso de despesas corporativas é um conjunto de regras e diretrizes que irão definir como um reembolso é realizado. Nela, temos previstas as situações que permitem – ou não – um reembolso legítimo para o colaborador. Com isso, cada pessoa ficará ciente das regras a serem seguidas e também dos procedimentos necessários para solicitar o reembolso de despesas de uma viagem, por exemplo.

Por que a política de reembolso é importante?

Ela é importante para organizar a área financeira de uma empresa, evitar desperdício de dinheiro, dificultar fraudes e qualquer problema contábil.

Quando falamos da organização financeira de uma empresa, estamos falando de forma ampla, já que a política ajuda nesse quesito. O controle de despesas corporativas exige organização de todas as áreas, tanto para quem solicita ou paga o reembolso.

Sobre desperdício de dinheiro, pode parecer um tema óbvio, mas muitos gestores ainda não estão cientes que pequenos gastos acumulados podem representar um grande problema financeiro. Então, a política de reembolso surge para eliminar os pequenos e possíveis “vazamentos” de dinheiro,

Uma política bem pensada e planejada também serve para dificultar fraudes que prejudiquem a saúde financeira da empresa. Não é incomum que colaboradores mal intencionados utilizem procedimentos ilegais para conseguir reembolso de despesas não existentes ou de despesas que violem a política de reembolso. O consumo de bebidas alcoólicas, por exemplo, é proibido no processo de reembolso da maioria das empresas e acabam se tornando uma das fraudes mais comuns. Portanto, a política de reembolso surge para tentar evitar qualquer situação do tipo.

Por último, e não menos importante, temos os possíveis problemas contábeis que uma empresa pode ter, caso não tenha regras claras sobre o que é ou não permitido no processo de reembolso. Por exemplo, para empresas que operam sob o regime de Lucro Real, é fundamental que cada reembolso pago possa ser comprovado por algum meio, mesmo que não seja necessariamente o documento físico – abordamos sobre esse assunto nesse post aqui: “Eu preciso guardar as notinhas/cupons fiscais originais das despesas?“. Portanto, nesse e em outros casos, a política serve como meio de proteção contábil da empresa.

Dicas para criar uma Política de Reembolso eficiente

A primeira dica para uma política eficiente é que ela seja o mais transparente possível. Deixando clara as regras e diretrizes contidas na política, os colaboradores poderão se adequar à ela. A transparência é crucial nesse ponto.

Além disso, é importante que a política seja baseada no que já existe na lei. Um colaborador não pode ser prejudicado financeiramente por despesas que pagou do próprio bolso, então é sempre importante criar essa política com auxílio de um advogado ou departamento jurídico da organização.

Por último, adeque sua política para seus colaboradores. Ouça-os e incentive que eles participem ativamente da melhoria contínua das regras estipuladas. Em muitos casos, você perceberá que uma política não funciona como esperado pela falta de previsão de situações específicas, então essa será a hora de escutar quem realmente é afetado por ela – e que podem mostrar um caminho melhor.

Resultado: empresa mais organizada e sem desperdício de dinheiro

A política de reembolso é essencial para os processos e para evitar qualquer problema para a empresa, sejam eles de desperdício de dinheiro, contábeis ou de alguma fraude por parte dos utilizadores.

Também é importante pensar em cada processo que irá contribuir para essa política funcionar. O Espresso, por exemplo, possui uma funcionalidade pensada exclusivamente para criar e gerenciar políticas de despesas, assim você poderá ficar tranquilo em relação aos colaboradores conhecerem e seguirem as regras estipuladas.

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