Porque deveria substituir alguns processos manuais da minha empresa?

Administrar uma empresa ou um departamento é uma terefa difícil que exige muita estratégia, muita criatividade, liderança e foco. Já dá trabalho suficiente e, por isso, não deveríamos nos preocupar tanto com itens que impactam pouco nos nossos resultados.

Pensando nisso, criamos a lista abaixo com 6 motivos para abandonar processos manuais e repetitivos da sua empresa:

1 – Processos manuais gastam muito tempo

O tempo é o recurso mais caro de todos. A maior fatia do dinheiro que uma empresa gasta está concentrada em pagamentos de funcionários e as horas de trabalho dos sócios. Será que devemos gastá-lo com processos rotineiros e repetitivos que impactam pouco nos resultados?

Se fizer essa reflexão vai notar que alguns processos até sobrevivem, mas a grande maioria fica muito mais cara do que qualquer ferramenta de automatização.

2 – Processos manuais dão poucas informações

Seja qual for o processo que está em dúvida se deixa manual ou usa alguma ferramenta para automatizar, a questão da gestão deve ser levada em consideração.

Um exemplo simples é o acompanhamento do funil de vendas. Porque a maior parte das empresas usa CRMs ou similares ao invés de planilhas e cadernos de cliente como se usava antes?

É simples! Além de mais organizado, a empresa passa a ter relatórios, informações centralizadas, além de acompanhar resultados de forma mais inteligente.

Informação é poder e quanto mais você tem, mais forte você está!

3 – Processos manuais são MUITO CHATOS

Quando falamos com os clientes do Espresso, costumamos pedir que eles perguntem aos seus funcionários se eles gostam de preencher planilhas e escanear notas para solicitar reembolso. Qual vocês acham que a resposta?

Isso mesmo, todos odeiam! A maior parte dos seres humanos gosta de usar o tempo com coisas que acrescentem e agreguem valor e não com coisas repetitivas e monótonas.

4 – Processos manuais são caros

Apesar da clara relação com o item 1 (tempo), é preciso ressaltar a questão do dinheiro que se gasta com processos manuais. Muitas empresas tem dificuldade ou se enganam ao ignorar o valor que uma empresa gasta com o tempo perdido dos seus funcionários.

Além disso, há outros fatores que deixam processos manuais caros. No caso dos reembolsos, processo que pode ser automatizado pelo Espresso, empresas grandes economizam muito dinheiro só com a diminuição de cópias, impressões e papel.

5 – Existem várias ferramentas disponíveis

Para cada processo manual e chato que você tem na sua empresa, provavelmente exista uma boa ferramenta para ajudar a solucionar. (E se não encontrar nada, existe uma bela oportunidade de negócio na sua frente).

Um bom exercício é entrar no Google e digitar: Automatização + nome do processo que não aguenta mais.

Ex: Automatização Reembolso

Provavelmente vai aparecer alguma ferramenta que te ajudaria a resolver esse problema.

6 – Você tem mais o que fazer

Quantas coisas importantes você tem para fazer? Quantos clientes o seu vendedor deixa de visitar porque está preenchendo relatórios de despesas? Quantos funcionários você perde porque se cansam de fazer um trabalho repetitivo e pouco desafiador?

Todas essas perguntas para te dizer uma única coisa: você tem mais o que fazer. Valorize o seu tempo e faça coisas desafiadoras.

Falando especificamente do Espresso, fizemos um texto sobre o “Quanto vou economizar usando o Espresso?” e ele tem bastante relação com esse conteúdo aqui. Nele falamos do tempo, dos valores gastos e fazemos uma comparação.

E aí, tem algum processo da sua empresa que é bem manual e custoso? Pare e reflita sobre o assunto!