Porque é importante separar as suas despesas em centro de custos?

Todos os meses, os seus funcionários tem despesas para captar novos clientes ou para mantê-los, despesas de viagem ou outros gastos que precisam ser reembolsados.

Hoje, caso você use uma empresa como o Espresso, você já sabe quanto está gastando e tem um melhor controle disso. De qualquer forma, ainda restam algumas perguntas importantes:

Você sabe ONDE o dinheiro da sua empresa está sendo gasto?

O que um departamento/unidade me deu de resultado vale os gastos que tive com ele?

Quais são as áreas mais rentáveis da minha empresa?

Essas são algumas das perguntas que conseguirá responder se começar a separar as suas despesas por centros de custo.

Primeiro de tudo: o que é um centro de custos?

Explicando de uma forma mais simples, centro de custos é cada pedaço da sua empresa que possui relativo controle e autonomia sobre os seus gastos. Juntando todos esses pedaços, você terá os gastos da empresa completa.

Na maior parte das empresas, esses “pedaços da empresa que possuem autonomia sobre os gastos” são departamentos, mas você verá abaixo que isso pode variar.

Os centros de custos são os mesmos para toda a empresa?

Não, não há regra para criação dos centros de custo. Único ponto importante é que isso fique separado de uma forma que justifique e facilite a alocação de gastos.

Não fará sentido, por exemplo, criar um centro de custos que dependa de duas diretorias para aprovação, pois isso irá contra “possui relativo controle e autonomia sobre os seus gastos” que comentamos acima.

Quais centros de custo fazem sentido para a minha empresa?

Como falamos acima, não há regra para isso, mas existem boas práticas que são mais comuns se formos analisar o mercado.

Se você é uma empresa de serviços, uma boa sugestão é separar as suas despesas de uma forma que os centros de custos sejam os departamentos: Marketing, Comercial, Tecnologia, Recursos Humanos, Treinamento, Financeiro, etc.

Se você for uma empresa de consultoria ou tecnologia, uma boa sugestão é organizar os centros de custo por projetos: Consutoria Empresa X, Implantação Cliente Y, etc.

Indústrias costumam organizar os seus centros de custos por produtos ou por unidades fabris. Usando como exemplo uma grande indústria têxtil, os centros de custo poderiam ser 1 – Cama, mesa e banho, 2- Roupas infantis, 3 – Roupas Masculinas OU organizados por 1 – Unidade São Paulo, 2- Fábrica São José dos Campos, etc.

Como pode ver, o primeiro passo é entender qual é a forma de organizar as despesas que faça mais sentido para a sua empresa.

Quais são os principais motivos para eu separar as despesas por centros de custo?

Após entender o que são os centros de custos e ver boas práticas de aplicações para a sua empresa, é muito importante entender porque eles são importantes e quais serão os ganhos que terei organizando as despesas dessa forma. Para isso, criamos uma lista de 6 motivos para separar as despesas por centros de custo.

1 – Entender ONDE estão os seus gastos

Antes de pensar quais ações tomará para reduzir ou otimizar os gastos da sua empresa, é importante que você consiga enxergar de forma gerencial ONDE estão esses gastos.

Na organização por centro de custos, você já começará a enxergar quanto está gastando e onde estão esses gastos. Isso partindo do pressuposto que você sabe quanto está gastando, mas muitas empresas não tem controle nem sobre essa informação.

2 – Saber a rentabilidade de cada pedaço da sua empresa

Separando os gastos por cada pedaço da sua empresa e sabendo onde estão as despesas, você avançará para um segundo ponto que é entender a rentabilidade de cada pedaço.

Vamos supor que um dos seus centros de custos seja a área Comercial e você já sabe quanto essa área trouxe em receita no último mês. Comparando esse dado com as despesas do centro de custo Comercial, você conseguirá saber se os resultados realmente foram bons. Gastei R$ X e ganhei R$ Y, minha área foi rentável?

Nem todas as áreas são tão fáceis de medir rentabilidade como a área comercial, mas basta que você crie métricas para comparação dessa informação. Numa área de desenvolvimento por exemplo, você pode comparar as despesas com o número de novas funcionalidades que foram lançadas.

3 – Descobrir quais áreas estão me dando prejuízo

Com os itens 1 e 2, você conseguirá ver onde estão as suas despesas e comparar com o que aquele centro de custos agrega a empresa. Juntando e cruzando essas informações, é capaz que você descubra áreas que você não sabia, mas estão te dando prejuízo.

Importante ressaltar que uma área gastar mais do que trazer dinheiro nem sempre é prejuízo. É importante entender também qual é o momento de cada centro de custo, pois as vezes ele realmente está em um momento em que é necessário gastar muito mais do que trará de retorno.

4 – Descobrir onde posso reduzir gastos

No momento econômico atual do Brasil, muitas empresas precisam responder uma pergunta e tem muita dificuldade para isso: onde posso reduzir um pouco as minhas despesas?

Tendo todos esses gastos separados por centros de custo, medindo a rentabilidade e entendendo o momento de cada departamento, ficará muito mais fácil decidir em qual pedaço da minha empresa eu consigo fazer esses tipos de ajustes.

6 – Fazer gestão de verdade

Completando todos os itens acima e sabendo quanto estou gastando, onde estou gastando e quais são os meus maiores problemas de despesas, você terá informação suficiente para fazer gestão de verdade.

Conseguirá criar orçamentos, planejar próximas ações, se programar para possíveis momentos de dificuldade financeira e tudo que um verdadeiro gestor gosta de controlar.

Para te ajudar nesse processo, existem ferramentas como o Espresso que te ajudarão a registrar suas despesas e submeter relatórios de despesas para solicitações de reembolso ou prestação de contas. Tudo isso separando os relatórios por centros de custos, projetos, clientes ou qualquer outra forma que fazer sentido para você organizar.

Acessando esse link, você poderá testar a ferramenta por 7 dias grátis e entender a melhora de ter um processo automatizado de reembolsos.

Ficou com alguma dúvida? Deixe nos comentários ou entre em contato através do contato@espressoapp.com.br que iremos te ajudar!

  • Flavio Maciel

    Show Fabio. Enquanto acompanhava nossos contatos, me deparei com este excelente artigo. Aliás, o blog está muito bom. Parabéns!
    Abs