Qual a regra de reembolso para despesas fora do horário?

Viagens corporativas, reuniões e visitas à clientes são uma realidade bem comum na maior parte das empresas e, com isso, surgem muitas dúvidas em relação às regras para reembolso.

Você sabe o que é passível de reembolso?

Vamos abordar esse assunto nesse artigo, continue lendo para entender melhor.

Qual é a responsabilidade da empresa em relação às despesas corporativas?

Responsabilidade total.

Se um colaborador viaja a trabalho pela empresa, esta precisa arcar com todas as despesas geradas na atividade. Despesas com alimentação, moradia e transporte precisam ser previstas e reembolsadas totalmente.

Apesar da política de reembolsos de despesas de algumas empresas prever algumas situações não reembolsáveis como bebidas alcoólicas, compras pessoais e etc, é função da organização garantir que a estadia do funcionário aconteça.

As despesas fora do horário de expediente também estão inclusas?

Sim! Qualquer valor gasto e que esteja previsto para reembolso na política de reembolsos, mesmo fora do expediente, precisa ser reembolsado. Afinal, mesmo que não esteja trabalhando, um colaborador ainda precisa se alimentar e isso deve ser custeado pela empresa.

O que pode ser feito para minimizar os custos, e não prejudicar financeiramente a empresa, é estipular tetos de despesas para reembolso, sempre se adequando para a realidade do local onde o funcionário está. Isso já irá evitar qualquer dor de cabeça para ambas as partes, principalmente quando o dinheiro gasto for do colaborador.

Boas práticas corporativas

Além da questão que falamos sobre estipular valores máximos para despesas – e reembolsos -, é interessante que a empresa adote boas práticas para evitar problemas, como, por exemplo:

  • Seguro de vida: como vai executar uma função pela empresa, é importante que o colaborador esteja segurado em caso de acidentes. Assim tanto o trabalhador, quanto sua família, estarão protegidos em caso de uma fatalidade;
  • Comprovantes de gasto: para cada despesa corporativa que surgir, é importante que o colaborador guarde o comprovante ou cupom da transação. Isso irá permitir o reembolso da despesa – no caso da mesma ter sido feita com dinheiro próprio.
  • Relatório de trabalho: é importante que os funcionários façam relatórios de trabalho que justifiquem sua rotina e despesas enquanto estiverem exercendo a atividade fora da empresa. Isso servirá para garantir que os comprovantes gerados fora do horário sejam verdadeiros e justos.
  • Horas extras: é importante definir também o período que o colaborador irá trabalhar em uma viagem pela empresa. Assim como acontece normalmente, trabalhar fora do horário de expediente – mesmo em viagens corporativas – resulta no pagamento de horas extras para o funcionário.

Conclusão

Independente do motivo que leve um colaborador a gerar despesas corporativas, é função da empresa garantir que essas serão reembolsadas plenamente, mesmo que os gastos tenham acontecido fora do horário de expediente. Cabe, então, ao trabalhador respeitar as políticas de gastos estabelecidas na organização e tudo ocorrerá bem, sem problema para ambas as partes.

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