Nova funcionalidade: Variação de valores para reembolso de KM

Para garantir o pagamento justo pelos KMs rodados pelos funcionários e também evitar pagamentos indevidos é normal que as empresas criem uma política de reembolso de KM para nortear seu processo.

O primeiro fator que deve ser levado em consideração para estabelecer valores para reembolso de KM é o levantamento de todos os custos envolvidos com o veículo como possíveis manutenções, desgastes, combustível, impostos, seguro, entre outros.

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Case: Veja como a consultoria Heartman House melhorou o seu processo de reembolso e cobrança de nota de débito de clientes

O QUE É A HEARTMAN HOUSE?

A Heartman House é uma consultoria de gestão que nasceu em 2001 com intenção de se dedicar à reestruturação de companhias de médio porte e à sucessão de empresas familiares. Desde então, ela avançou rapidamente para se tornar uma referência em Planejamento Estratégico, Estruturação, Reestruturação de Empresas e Integração pós-fusão, e hoje tem como clientes empresas que são referências em seu setor de atuação, como Lojas Renner, Magazine Luiza, Localiza, entre outros.

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Qual o prazo para reembolso de despesas corporativas por parte da empresa?

Qual o prazo para reembolso de despesas corporativas por parte da empresa?

Quando falamos de reembolso de despesas corporativas, diversas dúvidas surgem para quem faz parte dessa prática empresarial. O reembolso de despesas tem alguns itens previstos por lei, portanto, vamos ver se o assunto desse artigo se aplica e o qual caminho poderemos tomar para evitar problemas.

Afinal, qual o prazo para reembolso por parte da empresa? Continue lendo “Qual o prazo para reembolso de despesas corporativas por parte da empresa?”

Como criar um processo de reembolso de despesas

Como criar um processo de reembolso de despesas

Uma prática bastante comum em diversos tipos de empresa é o reembolso de despesas corporativas para colaboradores que, em reuniões ou viagens a trabalho, pagam os gastos – como hospedagem, alimentação e transporte com o próprio dinheiro.

Para que essa prática seja realizada sem problemas, é necessário o desenvolvimento de um processo para reembolso, que, por sua vez, é suportado diretamente pela política de reembolso, onde ficam definidas as regras e deveres na relação empresa x colaborador. Continue lendo “Como criar um processo de reembolso de despesas”

Minha empresa pode deduzir impostos de despesas corporativas? Entenda!

Minha empresa pode deduzir impostos de despesas corporativas? Entenda!

Quando falamos do reembolso de despesas corporativas, temos muitas dúvidas e também algumas regras, embasadas pela lei, sobre o assunto. Já abordamos um dos principais questionamentos nesse artigo: “Eu preciso guardar as notinhas/cupons fiscais originais das despesas?” e hoje iremos falar sobre impostos.

Você sabia que é possível deduzir impostos de despesas corporativas?

Se você quer saber em qual situação essa regra se aplica, continue lendo nosso artigo até o final. Continue lendo “Minha empresa pode deduzir impostos de despesas corporativas? Entenda!”

Imposto de renda x prestação de contas de viagens: o que fazer e como declarar

Como sabemos, a prática de reembolso de despesas corporativas é muito comum em diversas empresas brasileiras - e também mundo afora. Essa prática gera, inevitavelmente, uma série de movimentações financeiras e isso leva à uma grande dúvida: como o imposto de renda é influenciado pela prestação de contas de viagens e reembolsos de despesas? Responderemos essas - e outras dúvidas - no artigo abaixo. Confira até o final! Já abordamos as principais dúvidas sobre o reembolso de despesas, tanto para o funcionário quanto para a empresa, em outros artigos: Funcionário perdeu a notinha fiscal de uma despesa: o que eu faço? Qual o prazo para reembolso de despesas corporativas por parte da empresa? Qual a regra de reembolso para despesas fora do horário? Minha empresa pode deduzir impostos de despesas corporativas? Entenda! E hoje iremos falar sobre imposto de renda e isenção de impostos. Preciso declarar o recebimento de reembolso em meu imposto de renda? Sim. Os valores recebidos da empresa devem ser declarados no imposto de renda, porém, todos os valores serão categorizados como "não tributáveis". Isso acontece pela previsão que a lei oferece para o pagamento de reembolsos e ajudas de custo para colaboradores, que considera esses rendimentos como isentos de impostos. Um ponto importante é que o funcionário precisa ter os comprovantes dos valores gastos - e que posteriormente foram reembolsados - no caso de alguma fiscalização da receita federal. Regras importantes para os reembolsos e ajudas de custo Essas isenções para reembolsos - e ajudas de custo - levam muitas pessoas à tentar fraudar o imposto de renda com diversos lançamentos de recebíveis nas categorias citadas. Porém, existem algumas regras que devem ser seguidas para o lançamento de despesas "não tributáveis": O colaborador que está declarando o imposto de renda precisa ter vínculo formal com a empresa, só assim ele poderá declarar o recebimento de reembolsos ou ajudas de custo; Qualquer tipo de reembolso precisa ser feito apenas para o funcionário que, de fato, efetuou os gastos. Portanto, familiares e amigos não devem ser inclusos nas despesas corporativas, independente do categoria que ela se encaixe; Qualquer valor declarado no imposto de renda precisa ser condizente com o cargo e nível hierárquico do funcionário; Os valores declarados também precisam ser de despesas reais e condizentes com a realidade dos gastos. Exemplo: Um vendedor de determinada empresa precisou se locomover até uma cidade no interior de São Paulo, no qual rodou 400 km - entre ida e volta -, teve despesa com almoço em um restaurante simples e, por essas despesas, declarou um reembolso de R$5.000,00 em seu imposto de renda. Nesse cenário apresentado, sabemos que os lançamentos no IR são uma tentativa de fraude, já que os valores não condizem com a realidade de gastos. Essas situações acontecem bastante, mas podem gerar problemas para a empresa e para o colaborador que tenta se beneficiar disso. Conclusão Para não cair na "malha fina" e ter problemas com a Receita Federal, é bom realizar todos os lançamentos de despesas corretamente e declarar o recebimento dos reembolsos conforme aconteceram. Para o primeiro caso, é fundamental guardar as notinhas que comprovam as transações, assim não haverá nenhum problema no futuro. Lembre-se que fraudar o imposto de renda é crime e poderá, além da multa, dar cadeia. Portanto, procure fazer todas as declarações com atenção e de forma correta. O Espresso é uma plataforma para controle e organização dos reembolsos de despesas corporativas. Com um app para Android e iOS, você poderá lançar cada despesa realizada facilmente - e guardar cada comprovante de modo seguro. Cadastre-se para testar gratuitamente por 7 dias - sem a necessidade de cartão de crédito - ou solicite um orçamento sem compromisso.

Como sabemos, a prática de reembolso de despesas corporativas é muito comum em diversas empresas brasileiras – e também mundo afora. Essa prática gera, inevitavelmente, uma série de movimentações financeiras e isso leva à uma grande dúvida: como o imposto de renda é influenciado pela prestação de contas de viagens e reembolsos de despesas?

Responderemos essas – e outras dúvidas – no artigo abaixo. Confira até o final! Continue lendo “Imposto de renda x prestação de contas de viagens: o que fazer e como declarar”

Principais erros na gestão de despesas corporativas

Principais erros na gestão de despesas corporativas

Realizar uma boa gestão das despesas corporativas não é uma tarefa difícil, mas requer uma série de cuidados para evitar os erros e, por consequência, prejuízos financeiros resultantes das más práticas.

Uma série de fatores internos e externos podem levar ao prejuízo financeiro. Por isso, separamos 5 dicas essenciais para manter a organização em dia e as finanças em ordem. Continue lendo “Principais erros na gestão de despesas corporativas”

Por que as políticas de reembolso de despesas corporativas são importantes?

Por que as políticas de reembolso de despesas corporativas são importantes?

Conforme sua empresa cresce, é muito importante que o controle financeiro seja feito de forma mais apurada para que não haja desperdício de dinheiro e para que, consequentemente, você não coloque a saúde financeira da organização em risco, bem como o seu futuro.

E quando falamos de despesas corporativas, é importantíssimo ficar de olho e controlar cada gasto e, mais importante do que isso, o que estará previsto na política de reembolso da empresa.

Você sabe o que é e qual a importância de uma política de reembolso de despesas corporativas? Então leia nosso artigo e descubra! Continue lendo “Por que as políticas de reembolso de despesas corporativas são importantes?”