Case: Veja como a consultoria Heartman House melhorou o seu processo de reembolso e cobrança de nota de débito de clientes

O QUE É A HEARTMAN HOUSE?

A Heartman House é uma consultoria de gestão que nasceu em 2001 com intenção de se dedicar à reestruturação de companhias de médio porte e à sucessão de empresas familiares. Desde então, ela avançou rapidamente para se tornar uma referência em Planejamento Estratégico, Estruturação, Reestruturação de Empresas e Integração pós-fusão, e hoje tem como clientes empresas que são referências em seu setor de atuação, como Lojas Renner, Magazine Luiza, Localiza, entre outros.

Conversamos com a Daniela Canton, da área financeira da Heartman House e ela nos contou um pouco sobre a experiência dela com o Espresso e sobre as mudanças que aconteceram no processo dela de reembolso e cobrança de nota de débito de clientes.

COMO ERA O PROCESSO ANTES DO ESPRESSO?

Antes do Espresso, os reembolsos da Heartman House eram feitos através de planilhas de excel preenchidas pelos consultores. Eles tinham até dois meses para pedir reembolso de uma despesa e, caso entregassem nas datas corretas, recebiam semanalmente.

A conferência das despesas era feita de forma completamente manual e isso tomava bastante tempo da Daniela, responsável pelas aprovações. Todas as semanas em que recebia relatórios, ela ficava cerca de meio período só conferindo despesas. Além disso, muitas das despesas são reembolsáveis por clientes e o financeiro tinha que agrupar despesas e juntar os comprovantes originais que os consultores enviavam para repassar aos clientes.

“Quando eu ia cobrar dos clientes, tinha que agrupar e escanear todos esses comprovantes, processo que tomava muito tempo também. Sem contar que muitas vezes a nota perdia a cor, impossibilitando a recuperação do valor.”

COMO FOI O PROCESSO DE IMPLANTAÇÃO E INÍCIO DE USO PELOS CONSULTORES?

Daniela encontrou o Espresso em busca na internet e, após comparar algumas ferramentas, escolheu a plataforma como forma de automatizar os processos de reembolso.

Segundo Daniela, o processo de implantação foi bem prático. Tanto no que diz respeito ao Espresso e as sugestões de melhoria que foram aplicadas na plataforma, quanto na fácil adaptação dos consultores à nova ferramenta.

COMO ESTÁ O PROCESSO HOJE COM O ESPRESSO?

Consultorias costumam prestar contas e cobrar os clientes das despesas referentes a projetos. Na Heartman House não é diferente e esse processo é feito pelo Espresso desde o início.

Todos os consultores registram suas despesas, geralmente de alimentação e transporte, e submetem seus relatórios semanais de despesas através do app. Na hora de lançar seus relatórios, consultores já sinalizam quais projetos estão participando e as despesas já ficam alocadas corretamente. Após lançar as despesas, consultores podem jogar comprovantes fora, pois seguindo orientação do Espresso e Legal opinion fornecido aos clientes, Heartman House não guarda mais os comprovantes originais.

“Hoje o processo é bem mais rápido e automatizado! Ganho de tempo e organização são sem dúvidas os principais pontos de melhorias internas!”

 

Os relatórios já chegam automaticamente para o financeiro que faz as aprovações e, através de um arquivo de integração customizado pelo Espresso, informações já são inseridas no ERP utilizado pela empresa, o Omie.

COMO SÃO FEITAS AS COBRANÇAS DOS CLIENTES?

No Espresso, a Daniela utiliza a funcionalidade “exportar despesas” que gera um arquivo pdf ou planilha com as informações das despesas e fotos dos comprovantes através da aplicação de filtros.

Ex: Exportar despesas do projeto X no mês de novembro.

Esse arquivo já serve como base para, junto de outras despesas não-reembolsáveis, gerar a nota de débito para o cliente.

COMO ESTÁ A EXPERIÊNCIA COM O ESPRESSO?

100% das prestações de contas são feitas através da plataforma.

“Por enquanto temos as melhorias que eram esperadas ao buscar tal ferramenta. Sempre que precisei de algum ajuste/melhoria, vocês foram atenciosos em entender a necessidade da demanda, e isso faz muita diferença.”

 

Além disso, Heartman House já foi usuária beta de algumas funcionalidades e auxiliou com sugestões de melhoria da plataforma.

“O processo de implantação foi super prático, tanto por parte do Espresso que customizou e atendeu os relatórios que precisamos, quanto o uso do app por nosso pessoal.”

 

Heartman House é cliente do Espresso desde abril de 2018.