Case: Veja como a Hi Platform agilizou o processo e passou a ter visão analítica das despesas

O QUE É A Hi PLATFORM?

A Hi Platform é a maior plataforma de relacionamento e engajamento com o consumidor do Brasil. Com escritórios em São Paulo (SP) e Blumenau (SC), a empresa é resultado da fusão entre a Direct Talk, líder em atendimento digital do país, e a Seekr, uma das principais startups do Brasil. Com mais de 800 clientes, a Hi Platform oferece um portfólio completo de soluções para companhias que podem aprimorar e expandir seus canais digitais de relacionamento com o consumidor.

Conversamos com a Bárbara, analista de contas a pagar da Hi Platform, para que ela nos contasse as principais melhorias que ocorreram com a substituição do processo manual por um processo automatizado via Espresso.

COMO ERA O PROCESSO ANTES DO ESPRESSO?

A solicitação de adiantamentos e reembolso de funcionários era toda feita através de um processo totalmente manual, envolvendo planilhas e troca de emails para aprovação.

Alguns pontos apresentados pela Bárbara quando procurou o Espresso:

– Processo era todo manual com planilhas extensas e conferência de comprovantes
-Bárbara recebia comprovantes escaneados para conferência e isso gerava transtornos, pois nem sempre ficava legível
– Todos os comprovantes eram armazenados fisicamente em São Paulo.

“Este processo nos demandava horas para análise e processamento dos reembolsos dos nossos colaboradores.”

COMO FOI O PROCESSO DE IMPLANTAÇÃO E INÍCIO DE USO PELOS CONSULTORES?

Bárbara encontrou o Espresso através de busca na internet e disse que escolheu o Espresso por conseguir ter um preço competitivo e, mesmo assim, atender todas as necessidades atuais que tinham para controlar o processo.

Segundo Bárbara, o processo de implantação foi muito rápido, pois as dúvidas normais que surgem no início foram sanadas de forma muito ágil pela equipe de suporte e pelo gerente de sucesso dedicado ao projeto.

Outro ponto que, segundo ela, agilizou o processo foi o fato do app ser muito simples e intuitivo, facilitando a adaptação por parte dos colaboradores.

COMO ESTÁ A PERCEPÇÃO DOS COLABORADORES EM RELAÇÃO AO PROCESSO VIA ESPRESSO?

 

Além dessa imagem pró-ativa muito legal, a Barbara pediu depoimentos de alguns colaboradores da empresa para ter a percepção deles em relação ao processo. Veja alguns abaixo:

“Em menos de um minuto preparei meu reembolso com o Espresso! Muito bom, facilitou muito a minha vida! Parabéns pela iniciativa e pela implantação disso!”

 “Uau, pessoal! Muito legal o novo processo! Parabéns!!!!”

 “Sensacional! :)”

 “Parabéns!!! ótima iniciativa… vai ajudar muito mesmo”

 “Gostei muito, foi muito prático e a experiência foi boa.”

 “Enviei meu reembolso esse final de semana e não pude deixar de pensar em como foi tão fácil. Ter um aplicativo pra fazer isso me permitiu em poucos segundos preencher o reembolso a cada dia da viagem, fiz isso até no intervalo do café quando sobrou um tempinho. Me senti mais organizado. Uma mudança que melhorou a experiência de viagem a trabalho definitivamente pra melhor. Obrigado por ter puxado isso.”

 “Muito bom. Nada a questionar. Ficou muito fácil”

E COMO ESTÁ O PROCESSO VIA ESPRESSO PARA A ÁREA FINANCEIRA E GESTÃO?

Segundo a Bárbara, hoje o processo está bem mais prático e descomplicado, permitindo que a área dedique mais tempo para outras atividades que agregam mais no dia a dia.

Hoje o funcionário usa o mesmo app para solicitar adiantamentos, prestar contas e solicitar reembolsos, quando for o caso. Com isso, Bárbara consegue gerar relatórios com mais facilidade e ter uma melhor análise sobre as despesas de cada equipe.

Durante o depoimento, a Barbara também ressaltou que o Espresso se preocupou em escutar os feedbacks de usuários que, inclusive, já resultaram em novas funcionalidades como a possibilidade de retornar o relatório para o usuário fazer correções.

Hi Platform é cliente do Espresso desde agosto de 2018.