5 boas práticas para reembolso de funcionários

Se você é parte do financeiro/administrativo de uma empresa e essa empresa tem funcionários que viajam ou gastam com reuniões, quilometragem e hospedagem, você com certeza já deve fazer reembolso de despesas.

Essa é uma atividade que deveria ser muito simples, mas muitas vezes por falta de processos definidos e boas ferramentas, ele acaba sendo lerdo, chato de fazer e caro.

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Porque deveria substituir alguns processos manuais da minha empresa?

Administrar uma empresa ou um departamento é uma terefa difícil que exige muita estratégia, muita criatividade, liderança e foco. Já dá trabalho suficiente e, por isso, não deveríamos nos preocupar tanto com itens que impactam pouco nos nossos resultados.

Pensando nisso, criamos a lista abaixo com 6 motivos para abandonar processos manuais e repetitivos da sua empresa:

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Como calcular o valor por KM rodado para Reembolso? (Bônus no final)

É muito comum que funcionários utilizem os próprios carros para executar atividades relacionadas à empresa. Geralmente acordados no início do trabalho, as empresas costumam estabelecer valores de reembolso de despesas ou adiantamentos ligados à essa utilização.

Uma outra prática comum é empresas reembolsarem o valor que o funcionário gastou em gasolina também, porém dessa forma o funcionário acaba prejudicado, pois não são considerados custos com manutenção, seguros, impostos, entre outras coisas.

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Eu preciso guardar as notinhas/cupons fiscais originais das despesas?

No contato com os clientes do Espresso algumas dúvidas são bem comuns. Entre elas, uma das mais comuns é: Usando o Espresso, que guarda meus comprovantes na nuvem, preciso guardar o comprovante físico original?

Algumas empresas acabam sendo orientadas por seus escritórios de contabilidade a guardar todos os papéis e, por isso, optavam por continuar com o processo burocrático e ruim de se fazer reembolso de despesas: usar planilhas de excel, malotes para enviar notinhas, etc.

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