5 boas práticas para reembolso de funcionários

Se você é parte do financeiro/administrativo de uma empresa e essa empresa tem funcionários que viajam ou gastam com reuniões, quilometragem e hospedagem, você com certeza já deve fazer reembolso de despesas.

Essa é uma atividade que deveria ser muito simples, mas muitas vezes por falta de processos definidos e boas ferramentas, ele acaba sendo lerdo, chato de fazer e caro.

Já parou para pensar como é o seu processo hoje?

Existem empresas que entregam a notinha para o financeiro que cuida de tudo, funcionários que preenchem planilhas enormes para justificar despesas, até empresas que enviam notas por malotes para conferência manual. Independentemente de qual seja o seu processo hoje, ele com certeza pode melhorar muito se você levar em consideração 5 boas práticas que listamos abaixo.

1 – Crie um processo

O conteúdo é sobre como melhorar o processo de reembolso de despesas e a primeira dica é “crie um processo”?

Sim, te explicamos o motivo.

Muitas empresas, mesmo com uma quantidade grande de relatórios, ainda não tem um processo para o reembolso de despesas. Cada funcionário que precisa ser reembolsado entrega as informações de uma forma, as despesas são justificadas de formas diferentes, com comprovantes físicos ou escaneados. Enfim, não há um processo desenhado.

É muito importante que você tenha um processo desenhado de como funcionará o reembolso para que você consiga repeti-lo de maneira mais fácil e também consiga ensinar para outra pessoa.

Crie hoje o seu processo e comunique todos os funcionários da sua empresa.

2 – Estipule datas

Sabemos que as empresas organizam os relatórios de despesas de diferentes formas e isso é normal, pois as situações são diferentes. Muitas vezes é doloroso mudar como isso funciona, mas se faz necessário para uma empresa que quer ser ágil.

Veja qual periodicidade funciona melhor para você e adote, porém é extremamente comprovado que seu processo ficará muito melhor se você definir datas paras ações.

Ex: Os relatórios de despesas devem ser enviados todas as sextas (caso para você faça mais sentido organizar semanalmente).

Ex2: Os relatórios de despesas devem ser enviados todo dia 15 e 30 do mês (caso para você faça mais sentido organizar quinzenalmente).

Ex3: Os relatórios de despesas devem ser enviados todo último dia útil do mês (caso para você faça mais sentido organizar mensalmente).

Ex4: Os relatórios de despesas devem ser enviados no máximo 1 dias após o termino da viagem (caso para você faça mais sentido organizar por viagem).

O importante de todos esses exemplos é que, com isso, as pessoas não esquecerão de enviar as despesas, além de determinar dias certos para o financeiro lidar com essa demanda.

Um dos maiores problemas de não ter data é o financeiro ser interrompido diversas vezes durante a semana para resolver essas solicitações. Essas interrupções deixam sua equipe bem mais improdutiva.

3 – Se possível, faça adiantamentos

Nós não sabemos qual é a situação financeira de um funcionário em um determinado mês e, em algumas situações, é complicado fazer com que ele gaste o próprio dinheiro para somente depois ser reembolsado.

Se este funcionário estiver em uma situação financeira complicada e tiver que gastar, provavelmente isso o deixará preocupado e fará com que ele perca o foco no que realmente importa: realizar um bom trabalho.

Com o tempo, você conseguirá saber mais ou menos quantos gastos esses funcionários costumam ter e saberá quanto deve adiantar para cada tipo de viagem/relatório.

Assim, o funcionário já terá o dinheiro para fazer o que precisa e, nesse caso, será apenas uma questão dele prestar contas sobre esse valor. Muito mais fácil e, com certeza, um ótimo hábito para a prática de gestão de reembolso de despesas.

Entenda como funciona o adiantamento no Espresso

4 – Jogue o comprovante/notinha fiscal fora

Fizemos um conteúdo muito legal explicando como funciona essa questão da legislação em relação a guardar as notinhas físicas originais.

Eu preciso guardar as notinhas/cupons fiscais originais das despesas?

Depois de tirar suas dúvidas nesse conteúdo acima, você vai ver que pode jogar o seu papel fora. E, sem dúvidas, esse será um bom hábito. Guardar papel ocupa espaço, gasta dinheiro e tempo e, no final, acaba sendo em vão, pois esses papéis perdem a tinta, rasgam, etc.

Comece a guardar os seus comprovantes na nuvem com o Espresso e você verá que é muito mais prático e eficaz para a sua empresa.

5 – Diga adeus às planilhas de excel

O Excel é uma ótima ferramenta e nos ajudou durante muito tempo a gerir processos como o de reembolso de despesas, mas está na hora de dizer tchau para ele.

Hoje há ferramentas em quase todas as áreas da sua empresa que o substituem de forma bem melhor e no tópico reembolso de despesas não é diferente.

No Espresso, seu funcionário lançará as despesas conforme elas acontecem e o financeiro da sua empresa terá uma plataforma a qual poderá auditar e aprovar relatórios de despesas, criar fluxos de aprovação, adiantamentos e acompanhar todo o processo em um lugar só.